La démission : les formalités pour l’employeur et le salarié

Dans cet article nous allons aborder le thème de la démission. La démission est ce qui semble être la manière la plus facile de rompre un contrat de travail entre un salarié et son employeur, car c’est une volonté de la part du salarié.
 
Cependant, le sujet de la démission est plus complexe ou en tout cas plus complet qu’il n’y parait et il est important d’en connaitre tous les aspects pour pouvoir le gérer et l’appréhender au mieux.
 
Cet article reprendra donc le sujet de la démission dans sa globalité, du moment où un salarié prend la décision de remettre sa démission jusqu’à la fin du contrat qui lie le salarié et l’entreprise ainsi que la relation à l’assurance chômage pour le salarié une fois le contrat terminé.
Sommaire de l'article

Annonce de la démission et modalités de rupture du contrat de travail

Poser sa démission : conditions de forme et de validité

La jurisprudence est précise sur le sujet : la démission doit être claire et non équivoque. Le salarié manifeste unilatéralement sa volonté de rompre son contrat de travail.
 
Pour que cette démission soit claire et non équivoque, il est recommandé que le salarié rédige une lettre de démission qu’il remet ensuite à son employeur, soit par courrier recommandé, soit en mains propres contre décharge, soit par mail.
 
Pour que la démission soit valide il ne faut pas que celle-ci ait été remise sous la contrainte de son employeur ou que celui-ci ait exercé une quelconque pression sur le salarié.
 
Ainsi, une démission est considérée comme telle si elle émane d’une décision éclairée de la part du salarié.
 
Comme la démission doit être clairement exprimée par le salarié, on ne peut pas considérer qu’un abandon de poste relève de la démission. En effet, la jurisprudence estime qu’un abandon de poste n’est pas suffisant pour caractériser la démission.
Si le salarié est absent sans justification, il est de la responsabilité de son employeur de le mettre en demeure de justifier son absence et de prendre des mesures disciplinaires pour sanctionner les manquements contractuels. L’employeur à la possibilité, dans ce cas, d’engager une procédure de licenciement.
 
Il n’y a pas d’obligation légale de formalisme pour la remise d’une démission du salarié. Cependant, certaines conventions collectives exigent l’envoi d’une lettre de démission. Il faut donc vérifier la convention collective dont dépend votre entreprise.

Définir la durée du préavis à respecter par le salarié

Dès que vous avez reçu la démission dans les bonnes conditions de forme, démarre la période de « préavis ». La période de préavis est la période entre le moment où le salarié a remis sa démission et le moment où il quitte définitivement les effectifs de l’entreprise.
 
La durée du préavis est déterminée :
 
  • Soit par la convention collective de rattachement de l’entreprise
  • Soit par les usages déterminés par la localité ou la profession
  • Soit par le droit local en Alsace-Moselle. 
Le contrat de travail peut également déterminer une durée de préavis, mais pour que celle-ci s’applique, il faut qu’elle soit plus courte que celle prévue dans la convention collective. Si ce n’est pas le cas alors c’est la convention collective qui s’applique.
 
Les conventions collectives prévoient souvent des durées de préavis différentes en fonction du statut du salarié (Ouvrier, ETAM, Cadre).
 
La durée du préavis débute à partir de la notification de la démission du salarié à l’employeur. C’est à dire, à partir du moment où la démission du salarié a été portée à la connaissance de l’employeur.
 
Par conséquent, ce n’est pas la date d’envoi du courrier par le salarié qui fait débuter le début du préavis mais bien la date à laquelle le courrier a été remis à l’employeur.
 
Un salarié qui est à temps partiel aura un préavis de la même durée qu’un salarié à temps plein.

Le salarié peut-il être exonéré de son préavis de démission ?

Il est important de savoir que certaines situations peuvent avoir un impact sur la réalisation d’une période de préavis après la remise de la démission du salarié.
 
Tout d’abord, lorsqu’un salarié souhaite quitter l’entreprise pendant sa période d’essai, il n’y a pas de prévis. Il doit cependant respecter un délai de prévenance de :
 
  • 24h si la présence est inférieure à 8 jours
  • 48h heures dans les autres cas 
Ensuite, il existe une exonération de préavis suite à une démission pour certaines catégories de salariés :
 
  • Les femmes enceintes
  • Suite à la naissance ou l’adoption d’un enfant, à l’expiration du congé de maternité ou d’adoption, les salariés peuvent en respectant certaines formalités, démissionner sans avoir à respecter une période de préavis
  • Les salariés en congé pour création d’entreprise. En effet, un salarié qui a pris un congé pour création d’entreprise et qui décide de démissionner à la suite de ce congé, doit en informer son employeur au moins 3 mois avant la fin de ce congé. De ce fait, on considère que les 3 mois de délai de prévenance remplacent la durée du préavis même si celle-ci est plus longue.
Enfin, le salarié a la possibilité de demander une réduction de la période de préavis ou une dispense totale, mais vous êtes libre en tant qu’employeur d’accepter ou de refuser. Le salarié ne peut vous l’imposer, sauf disposition conventionnelle contraire. De plus, si la demande de réduction du préavis est à l’initiative du salarié, alors ce dernier ne peut prétendre à une indemnité compensatoire pour la non exécution du préavis.

Comment accuser réception de la démission d'un salarié ?

Vous n’avez pas d’obligation d’accuser réception par écrit d’une démission. Cependant, il est conseillé de remettre au salarié démissionnaire un courrier qui confirme la bonne réception de sa démission. Cela permettra de matérialiser le respect des conditions de forme, d’éviter les litiges et le document servira de confirmation écrite en cas de demandes spécifiques liées à l’exécution du préavis.
 
Il n’y a pas de formalisme imposé pour ce courrier, mais nous vous proposons de télécharger notre modèle à compléter afin de faciliter vos démarches. Le document peut être envoyé par courrier recommandé, par mail ou être remis en mains propres au salarié démissionnaire.
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Gestion de la période de préavis

La durée du préavis peut-elle évoluer ?

En principe, le préavis est une période qui va d’une date à une autre, période fixe, déterminée, et qui ne supporte ni suspension, ni interruption sauf en cas d’accord des parties.
 
Rien ne vous empêche en revanche de vous mettre d’accord avec le salarié pour raccourcir ou supprimer complètement le préavis ou lui permettre de prendre des congés pendant cette période. Dans ce cas, nous vous recommandons de le préciser dans l’accusé réception de la démission.
 
Ainsi, une fois que les conditions du préavis ont été décidées entre le salarié et l’employeur, la période du préavis est censée être fixe.
 
Certains événements peuvent néanmoins venir décaler la fin du préavis de démission.
 
Nous faisons le point ci-dessous :
 
Les évènements qui n’ont pas d’incidence sur la durée du préavis :
 
  • La maladie non professionnelle
  • La grève
  • Les congés payés dans la mesure où ils ont été posés avant la remise de la lettre de démission, ou bien si l’employeur a accepté dans l’accusé réception que les congés ne modifient pas la date de fin du préavis
  • La fermeture de l’entreprise pour congés payés
Les événements qui ont une incidence sur la durée du préavis :
 
  • Les congés payés s’ils ont été posés après la remise de la lettre de démission, et que l’employeur n’a pas manifesté son accord dans l’accusé réception pour que les congés ne décalent pas la fin du préavis. De ce fait, la date de fin du préavis est décalée d’autant en fonction du nombre de congés pris
  • Contrairement à la maladie non-professionnelle, un arrêt pour maladie professionnelle ou pour accident du travail aura pour effet de décaler d’autant la date de fin du préavis

Absence du salarié au motif de sa recherche d'emploi

L’absence pour recherche d’emploi permet au salarié de disposer d’heures dédiées à la recherche d’un nouveau poste.
 
La législation n’a pas réglementé l’absence pour recherche d’emploi. Cependant, certaines convention collectives le prévoient.
 
En général, l’autorisation d’absence pour recherche d’emploi est de deux heures par jour regroupées sur la semaine, le mois, ou bien à la fin du préavis.
 
Les heures pour recherche d’emploi peuvent être rémunérées si la convention collective le prévoit mais ce n’est pas obligatoire. Si c’est le cas, ces heures doivent être payées comme du temps de travail effectif.
 
La plupart du temps, les conventions collectives prévoient que ces heures ne sont pas rémunérées dans le cadre d’une démission.

Obligations contractuelles durant la période de préavis

Il est important de préciser que le contrat de travail du salarié démissionnaire doit continuer à s’exécuter normalement jusqu’à la fin de son préavis.
 
En tant qu’employeur, vous devez continuer à confier des missions au salarié, et la relation de travail doit se poursuivre dans les mêmes conditions (responsabilités, rémunération…).
 
Attention donc à éviter tout comportement « vexatoire », ou de « placardisation » du salarié pendant son préavis ! Vous risqueriez d’être condamné au versement d’une indemnité.
 
Le collaborateur quant à lui s’engage à remplir ses missions pendant toute la durée du préavis. Un salarié qui quitte son poste et ne respecterait pas le préavis de démission peut-être condamné à versé une indemnité compensatoire à l’employeur, correspondant au salaire qui aurait dû lui être versé.

Formalités de fin de contrat et droit au chômage pour le salarié

Les indemnités de fin de contrat à verser au salarié

Une fois la période de préavis terminée, vous devez effectuer le solde de tout compte du salarié. Vous devez, entre autres, verser au salarié une indemnité compensatrice de congés payés. Cette indemnité correspond au paiement des jours de congés payés acquis et en cours d’acquisition que le salarié n’a pas pu prendre avant la fin de son préavis.
 
Il est important de préciser que la période de préavis non effectuée à l’initiative de l’employeur est considérée comme temps de travail effectif pour le décompte des droits à congés payés. Ainsi, même si un employeur a demandé à un salarié de ne pas effectuer sa période de préavis, il doit tout de même lui verser une indemnité compensatrice de congés payés correspondant à l’intégralité de la période de préavis initiale.
 
Par contre, si la demande de réduction du préavis émane du salarié, alors la durée du préavis non effectué à l’initiative du salarié ne doit pas être prise en compte pour le calcul des droits à congés payés.
 
Le salarié démissionnaire peut également prétendre au déblocage anticipé des sommes versées sur le plan d’épargne entreprise.
 
Vous devez verser sur le dernier bulletin de salaire du salarié l’ensemble des sommes qui lui sont dues.
 
Au moment du solde de tout compte, vous devez remettre au salarié différents documents en plus du versement de ses salaires dûs :
 
  • Son bulletin de paie de solde de tout compte
  • Son certificat de travail
  • Le document de reçu pour solde de tout compte
  • L’attestation pôle emploi
  • L’attestation de la journée de solidarité

Lever la clause de non-concurrence ou payer l'indemnité compensatoire

La gestion de la sortie des effectifs d’un salarié est également le moment pour l’employeur de faire appliquer ou de lever certaines clauses qui pourraient se trouver dans son contrat.
La plus connue et la plus commune est la clause de non-concurrence. Vous pouvez en tant qu’employeur décider de l’appliquer ou de la lever.
Mais attention, si vous oubliez de lever cette clause alors cela peut avoir un impact financier conséquent car vous devrez dans ce cas verser au salarié l’indemnité prévue dans la clause.
 
Il est recommandé de toujours vérifier dans le contrat de travail d’un salarié sortant s’il a une clause de non-concurrence, et décider de la lever ou de la mettre en oeuvre. Si vous souhaitez la lever, il est indispensable de le faire par écrit, par exemple dans l’accusé réception de la démission que vous remettrez au salarié (cf notre modèle d’AR démission).

Démission et droit au chômage : le salarié peut-il percevoir des indemnités Pôle Emploi ?

Les droits au chômage sont un sujet d’interrogation pour bon nombre de salariés, notamment dans le cadre d’une démission.
 
Il est important de savoir qu’un salarié peut bénéficier des allocations chômage si la démission est considérée comme légitime au regard des règles de l’UNEDIC, à découvrir ici
 
Cependant, il est également possible de bénéficier d’une indemnisation de la part de Pôle Emploi, 4 mois après la fin du contrat, même si le motif de la démission n’est pas considéré comme légitime selon les critères de l’assurance chômage. Le salarié devra être en mesure de prouver une recherche active d’emploi pendant ces 4 mois, et saisir ensuite l’instance paritaire régionale auprès de la direction régionale de Pôle Emploi. Cette dernière décidera alors si le demandeur peut percevoir les allocations ou non en fonction des efforts fournis.
 
Depuis 2019, il est également possible de bénéficier des allocations Pôle Emploi après une démission pour reconversion professionnelle. En effet, les salariés démissionnaires, qui remplissent les conditions d’activité antérieures et qui ont fait valider au préalable leur projet de reconversion professionnelle ou la création/reprise d’entreprise par Pôle Emploi, peuvent percevoir les allocations chômage.
 
Cependant, pour pouvoir bénéficier de ce dispositif, il faut remplir un certain nombre de critères précis:
 
  • Le salarié démissionnaire doit avoir travaillé durant les cinq années précédentes et ce de manière continue
  • Le projet de reconversion professionnelle doit nécessiter une formation, ou concerner un projet de création ou reprise d’entreprise. Evidemment ce projet doit être réel et sérieux et validé par la commission paritaire interprofessionnelle régionale
  • Avant de démissionner, le salarié devra prendre contact avec un conseiller en évolution professionnelle avec qui il construira son projet et qui l’accompagnera dans les démarches pour la constitution de son dossier pour la commission paritaire
  • A la fin de l’étude du dossier, si la commission valide le projet du salarié, ce dernier dispose d’un délai de six mois pour démissionner et faire sa demande d’allocations auprès de Pôle Emploi
Il est important de préciser que Pôle Emploi vérifie dans les mois qui suivent la véracité du projet ainsi que sa mise en place. Si le projet n’a pas été mis en place le salarié encourt une sanction allant jusqu’à la radiation de la liste des demandeurs d’emploi pendant plusieurs mois.
 
La dernière exception qui permet de bénéficier des allocations chômage en cas de démission est si un salarié, suite à sa démission, est embauché dans une autre entreprise et que cette nouvelle entreprise met fin à la période d’essai du salarié dans les 91 premiers jours du contrat. Dans ce cas, le salarié pourra demander à bénéficier des allocations chômage.
 
Pour terminer ce volet sur la prise en charge par l’assurance chômage des salariés démissionnaires, il est à noter que si une démission est reconnue légitime et donc que le salarié démissionnaire peut bénéficier des allocations chômage, alors il peut également bénéficier du maintien des garanties frais de santé et prévoyance dans la limite de 12 mois.

Pour conclure

La démission est un moyen de mettre fin au contrat de travail qui peut paraitre simple, mais qui demande en réalité beaucoup d’attention de la part de l’employeur ! Le calcul et la réalisation du préavis peut notamment faire l’objet de beaucoup d’interrogations.
 
La clé demeure, comme souvent, dans le fait de bien vérifier les dispositions prévues dans votre convention collective.
 
En cas de question, n’hésitez pas à prendre contact avec nous !
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