L’embauche de votre premier salarié marque un tournant dans le développement de votre entreprise. Ce processus, souvent excitant, s’accompagne d’une série de formalités administratives incontournables. 

En complément de notre premier article Embauche du premier salarié : comment s’y prendre, nous vous proposons dans ce second article de faire un focus plus précis sur ces démarches qui peuvent sembler complexes, mais qui sont fondamentales pour assurer une première embauche réussie et sécurisée

Sommaire de l'article

Embaucher son premier salarié : comment choisir sa convention collective ?

Une convention collective de branche regroupe un ensemble de règles et de textes qui s’appliquent à un secteur d’activité. Elle complète et adapte les règles du code du travail aux situations particulières de chaque branche.

Elle joue un rôle très important dans la relation de travail, et a un impact sur de nombreux éléments :

  • les salaires minimum et les avantages sociaux
  • la durée des périodes d’essai et des préavis
  • la protection sociale
  • le temps de travail, les conditions de travail, les congés payés… 

En fonction de votre code NAF, vous pouvez être rattaché au champ d’application d’une ou plusieurs conventions collectives.

La promesse d’embauche ou l’offre de contrat de travail

Après un processus de sélection rigoureux, vous avez trouvé le candidat idéal ! La promesse d’embauche officialise ce choix et vous engage auprès de votre futur salarié. Elle n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée. 

Vous avez la possibilité de formuler votre intention d’embauche dans deux types de documents, qui n’ont pas les mêmes implications juridiques : la promesse d’embauche ou l’offre de contrat de travail.

Quelle que soit la forme choisie, nous vous invitons donc à la plus grande vigilance au moment de sa rédaction. En effet, les éléments présents dans ce document ont valeur de contrat !

La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

Parmi les nombreuses obligations administratives obligatoires figure la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), une formalité essentielle pour garantir une gestion fluide et conforme de vos ressources humaines.

La DPAE est une déclaration obligatoire à effectuer auprès des organismes sociaux, notamment l’URSSAF, avant l’embauche effective d’un salarié. Elle permet de communiquer les informations essentielles concernant l’entreprise et le futur collaborateur.

La DPAE peut être réalisée en ligne sur le site web de l’URSSAF. Elle doit idéalement être effectuée 8 jours avant la date d’embauche du salarié .

Les affiliations obligatoires pour le premier salarié

Au moment de l’embauche, il est nécessaire d’affilier votre salarié aux différents organismes de protection sociale.

En tant qu’employeur, vous êtes responsable du versement des cotisations sociales sur le salaire de votre salarié. Ces cotisations financent la sécurité sociale, l’assurance chômage, les retraites et d’autres prestations sociales. Le calcul et le paiement des cotisations sociales se font via la DSN (Déclaration Sociale Nominative).

Il est nécessaire en parallèle de choisir des contrats complémentaires (prévoyance, frais de santé) et de vous assurer de l’adhésion de vos salariés sur ces contrats.

La loi impose désormais la mise en place d’une mutuelle d’entreprise, et les conventions collectives fixent souvent des règles précises à respecter pour votre branche professionnelle, en matière de bénéficiaires, de cotisations et de garanties. 

Vous devez également adhérer à un service de santé au travail pour votre entreprise et organiser une visite médicale d’information et de prévention pour votre nouveau salarié dans les 3 mois suivant sa prise de poste. Cette visite a pour objectif de s’assurer de son aptitude médicale au travail et de lui prodiguer des conseils de prévention des risques professionnels.

Les registres et affichages obligatoires pour le premier salarié

En plus des démarches liées à la protection sociale et à la santé au travail, l’embauche de votre premier salarié implique également des obligations en matière de registres et d’affichages obligatoires. Ces obligations visent à garantir la transparence des informations mises à disposition des salariés et à respecter les réglementations en vigueur en matière d’information.

Registre unique du personnel (RUP)

Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire dans toutes les entreprises dès l’embauche du premier salarié. Il centralise l’ensemble des informations relatives aux salariés de l’entreprise. 

Il doit être tenu à jour en temps réel, et être accessible en cas de contrôle de l’inspection du travail.

Affichages obligatoires

En tant qu’employeur, vous devez mettre à disposition de vos salariés des affichages obligatoires contenant des informations essentielles sur la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l’entreprise. Ces affichages doivent être visibles et accessibles à tous les salariés. 

Certaines informations peuvent être mises à disposition de manière numérique, alors que d’autres sont obligatoirement affichées physiquement.

Pour en connaître davantage sur le sujet consulter notre article sur les registres RH obligatoires dans votre entreprise.

Quelles obligations en matières de santé et de sécurité

L’une de vos principales obligations en tant qu’employeur est de veiller à la santé et à la sécurité de vos salariés. 

Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez réaliser une identification des risques inhérents à votre activité, et proposer des mesures de prévention.

Les résultats de l’évaluation des risques professionnels doivent être consignés dans un document obligatoire appelé DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels). Le DUERP doit être tenu à jour régulièrement et être accessible aux salariés et aux contrôleurs de l’inspection du travail.

Le non-respect des obligations en matière de santé et sécurité au travail peut entraîner des sanctions importantes pour l’employeur. En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, votre responsabilité civile et/ou pénale peut être engagée.

Gérer la paie du premier salarié

L’embauche de votre premier salarié implique également la mise en place d’un système de gestion de la paie. 

La gestion de la paie comprend de nombreuses actions :

    • La collecte des données nécessaires au calcul de la paie
    • Le calcul de la rémunération
    • L’édition des bulletins de paie
    • Le paiement des salaires
    • Les déclarations sociales

Vous pouvez choisir de gérer la paie en interne, avec un outil comme Payfit, ou bien d’externaliser cette activité à un expert comptable ou à un cabinet RH.

Premier salarié, comment rédiger le contrat de travail ?

Rédiger un contrat de travail conforme est essentiel pour permettre une relation de travail claire et sécurisée. Il permet de : 

  • Définir les droits et obligations de chaque partie : l’employeur et le salarié.
  • Fixer les conditions de travail et la rémunération
  • Encadrer la relation de travail, grâce à des clauses spécifiques
  • Prévenir les litiges : un contrat clair et précis permet de limiter les risques de malentendus et de contentieux ultérieurs.
  • Favoriser une relation de confiance : un contrat transparent contribue à établir un climat de confiance entre l’employeur et le salarié.

Le contrat de travail peut être rédigé librement, mais il doit respecter les dispositions du code du travail et de la convention collective applicable à l’activité de l’entreprise. Il est important de veiller à la précision et à la clarté du contrat afin d’éviter toute ambiguïté.

De nombreux modèles de contrats sont disponibles librement sur internet, mais nous vous déconseillons fortement de les utiliser. La législation du travail évoluant beaucoup, il y a de grandes chances que le modèle que vous avez identifié soit obsolète.

Pour conclure

Protection sociale, retraite, santé au travail, registres, affichages obligatoires, convention collective, gestion de la paie, contrat de travail… (😅) On vous l’accorde, tout cela paraît insurmontable pour un dirigeant sans expertise RH. 

N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels tels qu’un expert-comptable, un cabinet RH ou un avocat spécialisé en droit du travail pour vous guider dans ces démarches et vous assurer de leur conformité.

En prenant le temps de bien vous informer et de respecter toutes les obligations légales, vous contribuerez à établir une relation de travail saine et durable avec votre premier salarié, et vous poserez les bases d’une croissance sereine pour votre entreprise 😀

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