Les registres obligatoires dans votre entreprise

Dès l’embauche du premier salarié, la règlementation prévoit la mise en place de registres obligatoires, qui font régulièrement l’objet de contrôles par l’inspection du travail.

Vous devez être particulièrement attentifs à la tenue et la mise à jour régulière de ces registres.

Nous allons nous concentrer ici sur les dispositions obligatoires pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Sommaire de l'article

Le registre unique du personnel

Article L1221-13 à L1221-15 du Code du Travail

Le registre unique du personnel est un des documents RH les plus importants de votre entreprise. Il doit être crée dès l’embauche de votre premier salarié. Il regroupe un certain nombre d’informations obligatoires :

  • Nom
  • Prénom
  • Date de naissance
  • Nationalité (pour les salariés ayant besoin d’une autorisation de travailler en France, mentionner le numéro d’ordre)
  • Sexe
  • Emploi
  • Qualification
  • Le type de contrat de travail : CDI, CDD, Contrat de travail temporaire, Contrat d’apprentissage, Contrat de professionnalisation
  • La mention « salarié à temps partiel » si le salarié n’occupe pas le poste à temps complet
  • Date d’entrée
  • Date de sortie

Les collaborateurs sont inscrits dans le registre dans l’ordre des embauches. Si plusieurs contrats se succèdent pour un même salarié, vous devez saisir une ligne par contrat. Les stagiaires doivent également être mentionnés dans le registre, mais dans une partie séparée pour ne pas les confondre avec les salariés.

Ce document doit être tenu à jour en permanence, dès qu’une entrée ou une sortie intervient dans l’entreprise. Il peut s’agir d’un document numérique. Le registre du personnel doit être tenu à disposition de l’inspection du travail et des membres du CSE.

En cas de contrôle, si vous ne détenez pas de registre du personnel, ou si celui-ci n’est pas conforme aux obligations mentionnées ci-dessus, vous risquez une amende de 750 euros par salarié concerné.

Le DUERP : document unique d'évaluation des risques professionnels

Article L4121-3 du Code du Travail

En tant qu’employeur, vous avez une responsabilité en matière de santé et sécurité dans l’entreprise. Les risques professionnels sont très divers, et dépendent pour beaucoup de l’activité de votre entreprise : risque chimique, exposition au froid ou à la chaleur, risques liés à l’aménagement des locaux de travail, risques psycho-sociaux…

Le DUERP (Document unique d’évaluation des risques professionnels) permet d’évaluer ces risques, et de lister les actions de prévention visant à les réduire. Il est obligatoire dès l’embauche du premier salarié. Il doit être mis à jour au moins une fois par an, et lorsque des évolutions importantes surviennent en matière de risques, par exemple en ce qui concerne les mesures mises en place pour limiter les risques de transmission du COVID-19.

La règlementation ne prévoit pas de conditions de forme pour le DUERP, il peut s’agir d’un document numérique. Il doit être consultable par l’ensemble des salariés, et présentés à la demande de l’inspecteur du travail, ou des organismes en charge de la santé et la sécurité dans l’entreprise (par exemple la médecine du travail).

En cas d’absence de DUERP, ou de manquement à l’obligation de mise à jour annuelle, vous risquez une amende de 1500€.

Le registre du CSE

Article L2315-22 du Code du Travail

Le registre du CSE remplace depuis le 1er janvier 2020 le registre des délégués du personnel. Il doit être tenu dès l’installation du CSE, qui doit être mis en place dans les entreprises de plus de 11 salariés.

Dans ce registre, vous devez retranscrire toutes les questions posées par les élus lors des réunions du CSE, ainsi que les réponses qui y ont été apportées. Il doit être consultable par les membres du CSE bien sûr, mais aussi par l’ensemble des salariés.

En cas de contrôle, l’inspecteur du travail demandera à le consulter. Un manquement à l’obligation de tenir ce registre est constitutif d’un délit d’entrave au fonctionnement du CSE, et peut faire l’objet d’une amende de 7500€.

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