Marie-Laure Mansart
23 mars 2021
Depuis 2018, le RGPD est un sujet de conformité très présent dans les entreprises. Avez-vous pensé à examiner le traitement des données personnelles de vos salariés ?
L’employeur a un devoir d’information auprès de ses salariés. L’obligation d’affichage est là pour répondre à ce devoir d’information.
Les informations à afficher dépendent de l’effectif et de l’activité de l’entreprise. Nous allons nous concentrer ici sur les obligations pour les entreprises de moins de 50 salariés, hors BTP et activités impliquant l’utilisation de matières dangereuses.
Le respect de l’affichage obligatoire est systématiquement vérifié en cas de contrôle de l’Inspection du Travail. Le défaut d’affichage peut entrainer des sanctions lourdes pour l’entreprise : entre 450 et 10 000 euros par information manquante, jusqu’à 30 000 euros en cas de récidive. Il est donc important de vérifier que vous êtes en conformité sur ce point.
La loi a récemment assoupli certaines dispositions :
- Certaines informations doivent être obligatoirement présentes sur un panneau d’affichage physique.
- D’autres informations peuvent être mises à disposition par des moyens numériques : un site intranet, ou un espace de consultation en ligne.
Sommaire de l'article
Les informations à afficher physiquement sur le lieu du travail
Ces informations doivent être visibles par tous les salariés sur le lieu du travail. Vous devez donc choisir un emplacement auquel tous les collaborateurs ont accès, par exemple une salle de pause.
Voici les informations à afficher :
- Coordonnées de l’inspection du travail : adresse, nom et coordonnées de l’inspecteur du travail compétent dans votre entreprise.
- Coordonnées du Défenseur des droits : conseil en matière de discrimination : 09 69 39 00 00
- Coordonnées de la médecine du travail : Adresse et Coordonnées du médecin du travail de votre entreprise
- Numéros d’urgence : Police, Samu, Pompiers, Centre antipoison …
- Les horaires de travail applicables dans l’entreprise
- Les jours de repos hebdomadaires (si le repos n’est pas le Dimanche)
- Un affichage rappelant l’interdiction de fumer et de vapoter
- Le contenu de l’article 222-33 du code pénal relatif au harcèlement sexuel, à afficher à dans les locaux où se fait l’embauche. Modèle à télécharger ci-dessous.
- Le contenu des articles 225-1 à 225-4 du code pénal relatifs à la lutte contre la discrimination à l’embauche, à afficher dans les locaux où se fait l’embauche
- Les consignes à respecter en cas d’incendie selon la norme NF EN ISO 7010, le nom de la personne responsable du matériel de secours et les personnes chargées d’organiser l’évacuation en cas d’incendie. Vous pouvez trouver des précisions à ce sujet sur le site de l’INRS.
- Le mode de consultation du DUERP (Document unique d’évaluation des risques professionnels)
- La liste nominative des membres du CSE, avec leur emplacement de travail et leur participation éventuelle à certaines commissions.
Vous devez également prévoir un panneau d’affichage dédié aux communications du CSE, ainsi qu’un panneau pour chaque section syndicale présente dans votre entreprise.
Les informations qui peuvent être mises à disposition par des moyens numériques
Pour certaines informations obligatoires, la loi permet désormais de s’affranchir du panneau d’affichage physique. Ces informations peuvent être transmises aux salariés « par tout moyen ». Dans les faits, il est préférable que ces informations soientt accessibles en permanence. Nous vous conseillons donc de les mettre à disposition sur un espace en ligne pérenne, par exemple votre intranet, ou un espace numérique comme un tableau Trello.
Attention, pour utiliser un mode de diffusion numérique, il faut que l’ensemble des salariés ait la capacité d’y avoir accès. Cela ne sera donc pas possible si certains de vos salariés ne travaillent pas avec des outils numériques.
Voici les informations qui peuvent être mises à disposition numériquement :
- Les informations sur la Convention Collective et les Accords collectifs applicables à votre entreprise : référence de la convention et des accords, ainsi que les moyens d’y avoir accès.
- La période de prise de congés (cette information doit être transmise au moins 2 mois avant le début de la période) et les règles applicables pour déterminer l’ordre des départs
- Le contenu des articles du Code du Travail relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre les hommes et les femmes : Articles L3221-1 à L3221-7
Pour certaines informations obligatoires, la loi permet désormais de s’affranchir du panneau d’affichage physique. Ces informations peuvent être transmises aux salariés « par tout moyen ». Dans les faits, il est préférable que ces informations soientt accessibles en permanence. Nous vous conseillons donc de les mettre à disposition sur un espace en ligne pérenne, par exemple votre intranet, ou un espace numérique comme un tableau Trello.
Attention, pour utiliser un mode de diffusion numérique, il faut que l’ensemble des salariés ait la capacité d’y avoir accès. Cela ne sera donc pas possible si certains de vos salariés ne travaillent pas avec des outils numériques.
Pour conclure
Les dispositions en matière d’affichage obligatoire évoluent fréquemment. Vous devez régulièrement faire le point sur vos obligations, en consultant par exemple l’article dédié sur le site du Service Public.
En effet, les évolutions dans l’organisation du travail apportées par la crise du Covid, et plus particulièrement l’accès au télétravail pour les salariés, va sans doute modifier l’application des obligations liées à l’information.
Certaines entreprises choisissent déjà de ne plus avoir de bureaux, et de pratiquer le télétravail à 100%. Il faudra donc prévoir d’adapter les modalités d’information pour aller vers du 100% numérique des ces organisations.
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Dominique Gaudio
Co-fondatrice de La Ressource Humaine, j'accompagne les entreprises sur l'ensemble des sujets de la gestion RH.
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