Les fiches de poste : pourquoi et comment les mettre en place dans votre entreprise ?

La fiche de poste est un outil central de la gestion RH de votre entreprise. Elle permet de centraliser dans un seul document la raison d’être et les activités liées à un poste de travail, mais aussi les compétences nécessaires à la bonne tenue de ce poste.

La fiche de poste permet de faire le point sur les métiers présents dans votre entreprise. C’est un outil qui a une utilité organisationnelle, puisqu’il est à la base de l’ensemble des processus RH, mais également individuelle, puisqu’il permet aux managers et aux équipes de disposer d’un référentiel commun sur les missions et les activités.

Pourtant, c’est un outil qui reste un peu flou pour de nombreux dirigeants : la fiche de poste est souvent confondue avec le profil de poste, voire l’annonce de recrutement.

L’objectif de cet article est de présenter l’intérêt et l’utilité des fiches de poste pour votre entreprise, et de vous donner une méthodologie pour pouvoir les construire.

Sommaire de l'article

Une fiche de poste, pour quoi faire ?

Avant de construire vos fiches de poste, il est important de bien comprendre leur utilité et de faire le point sur les domaines dans lesquels vous souhaiter les utiliser.

Cette étape préalable vous permettra de mettre en place un outil parfaitement adapté à vos besoins et à votre organisation.

La pierre angulaire de tous les processus RH de l'entreprise

Un des rôles de la fonction RH est de permettre à l’entreprise de disposer des bonnes personnes, avec les bonnes compétences, afin de réaliser les missions qui permettront son développement et son succès.

La fiche de poste centralisant à la fois les responsabilités, les missions, et les compétences pour chaque poste de l’entreprise, elle est par définition un outil central de gestion RH !

Recrutement

Le recrutement est un process coûteux et risqué pour une entreprise. Il est impératif de le préparer en amont, en étant bien au clair sur le profil recherché.

Disposer d’une fiche de poste permet de gagner beaucoup de temps dans la définition du profil idéal recherché, puisqu’elle synthétise les missions principales et secondaires, ainsi que les compétences nécessaires. Il ne vous restera plus qu’à définir avec le manager les spécificités liées à ce recrutement en particulier pour définir le profil de poste, mais vous aurez déjà une base commune de travail

La fiche de poste est fréquemment annexée au contrat de travail lors de l’embauche. En effet, même si elle n’est jamais limitative, elle permet de bien spécifier les attendus au nouveau salarié. Il sait ce qu’on attend de lui, et ce sur quoi il sera évalué.

Elle permet également de structurer le processus d’onboarding, en permettant au nouveau collaborateur d’avoir une vision complète du scope de son poste, et au manager de l’accompagner pour développer les compétences attendues. C’est un repère permettant de contrôler la montée en charge progressive.

💡  Glossaire des outils utilisés en recrutement :

  • Fiche de poste : C’est l’outil de base en gestion RH, qui permet de déterminer le rôle, les missions et les compétences pour un poste donné de votre organisation. Elle décrit un poste, et non la personne qui l’occupe
  • Profil de poste / Scorecard : C’est la description idéale du candidat recherché. Pour le rédiger, on s’appuie sur la fiche de poste, mais on va plus loin en décrivant les spécificités liées à ce recrutement précis : recherche d’une spécialisation marché particulière, d’une maîtrise d’un nouvel outil, ou d’un langage de développement spécifique … Cet outil permettra ensuite d’évaluer les candidats avec objectivité, et de faire votre choix plus facilement.
  • Annonce de recrutement : C’est un outil de Marque Employeur et d’attractivité qui permet de diffuser votre besoin à l’extérieur. Elle doit permettre au candidat d’auto-évaluer son adéquation avec le poste, et lui donner envie de postuler.

Evaluation de la performance

Pour être efficace et source de performance, l’évaluation des collaborateurs doit être basée sur un référentiel objectif, clair et partagé. Le collaborateur et le manager doivent savoir précisément quels sont les attendus sur le poste, en termes de missions, de livrables, et de compétences.

Sans ce référentiel commun, l’évaluation n’est pas objective, et peut créer un sentiment d’injustice et de frustration.

Lors des entretiens d’évaluation, le point est fait sur la performance délivrée par le collaborateur par rapport à ces attendus. Cela permet de prendre conscience des réussites, mais aussi parfois de mesurer un écart factuel entre les responsabilités et les objectifs du collaborateur et ce qu’il apporte réellement à l’entreprise.

Une fois les écarts identifiés, il est plus facile de construire des axes de développement pour progresser.

Développement des compétences

Faire progresser ses collaborateurs, et disposer des bonnes compétences en interne est un impératif pour maintenir la compétitivité d’une entreprise.

Mais pour entamer une démarche de développement des compétences, il faut savoir quelles compétences sont nécessaires pour votre organisation !

Les fiches de poste vous permettent de disposer d’une cartographie des compétences nécessaires en interne, et donc de mener des actions de formation pertinentes et qui auront un réel impact sur votre performance.

Gestion de carrière

Avoir une idée précise des missions et compétences sur l’ensemble des métiers de votre organisation vous permet de dessiner des perspectives d’évolution pour vos collaborateurs. Vous identifiez plus facilement les métiers qui mobilisent les mêmes types de compétences, et pouvez construire des passerelles.

Lors des entretiens professionnels, la fiche de poste est un outil pour valoriser de manière objective le parcours d’un salarié, et d’identifier avec lui des opportunités d’évolution en examinant les autres fiches de poste qui peuvent lui correspondre.

GPEC

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une démarche prospective, qui permet à l’entreprise, au regard de sa stratégie, d’anticiper les compétences dont elle aura besoin à moyen et long terme, ou celle au contraire dont elle aura moins besoin.

Les fiches de poste permettent d’avoir une photographie des compétences existantes à un instant T, et de préparer l’évolution vers les métiers de demain.

Un outil pour les managers et les collaborateurs de l'entreprise

Au-delà des bénéfices pour la gestion RH de votre entreprise, les fiches de postes sont un outil très utile pour vos managers et vos collaborateurs tout au long de l’année.

Le collaborateur sait précisément quel est son rôle dans son organisation, et le sens de son travail. Il a une vision claire de ses responsabilités principales et secondaires, et des compétences à développer pour progresser et atteindre ses objectifs.

Le manager dispose d’un référentiel clair et partagé, qui l’aidera à fixer des objectifs aux membres de son équipe, et à orienter ses actions de coaching pour les accompagner dans leur développement.

Comment construire les fiches de poste pour votre entreprise ?

Construire la trame de vos fiches de poste

Les clés du succès pour construire votre trame de fiche de postes

Certaines informations sont essentielles dans toutes les fiches de poste pour qu’elles puissent être utiles, comme les missions ou les compétences nécessaires. En revanche, vous pouvez très bien intégrer des particularités liées à votre secteur d’activité, ou aux pratiques managériales de votre entreprise.

Par exemple, si vous exercez dans un secteur qui expose à des risques professionnels importants, les fiches de poste peuvent vous permettre d’identifier les risques liés à certains métiers, mais aussi les certifications parfois imposées par la législation, comme une habilitation électrique, ou un permis CACES. La fiche de poste ne remplace pas le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP), mais peut permettre de faciliter sa rédaction.

Dans tous les cas, votre trame de fiche de poste doit rester simple et claire. Si vous insérer une rubrique, c’est qu’elle aura une utilité dans votre gestion RH. Sinon, abstenez-vous, pour éviter de surcharger l’outil.

La fiche de poste est un outil qui doit permettre d’avoir une vision globale des responsabilités, des compétences et de l’articulation des postes dans l’entreprise. Elle n’a donc pas vocation à être exhaustive, il n’est pas nécessaire de détailler chaque mission et chaque tâche.

Les principales composantes de vos fiches de poste

Voici les grandes rubriques qui doivent composer vos fiches de poste pour les rendre les plus utiles possibles :

  • Le contexte du poste : intitulé du poste, rattachement hiérarchique, statut, classification, les contraintes liées au poste, l’effectif encadré s’il s’agit d’un poste de manager …
  • Le rôle : la raison d’être du poste au sein de l’organisation
  • Les missions : les activités principales et secondaires nécessaires à la réalisation de cette mission. Elles peuvent éventuellement être découpées en tâches
  • Les compétences : à partir des missions identifiées, vous déduisez les compétences nécessaires pour les réaliser, ainsi que le niveau attendu.

Analyser les postes au sein de votre entreprise

La mobilisation de plusieurs acteurs

La rédaction des fiches de poste est un processus long et complexe, qui mobilise plusieurs acteurs en interne :

  • la personne en charge des ressources humaines, qui est souvent le dirigeant dans une petite entreprise
  • les managers, qui ont une vision globale des rôles, missions et compétences nécessaires dans leur équipe
  • les collaborateurs, auprès desquels vous obtiendrez la majorité des informations

L’ensemble des acteurs doit comprendre la finalité des fiches de poste, et leur utilité dans le management et la gestion des talents.

Par ailleurs, il est primordial que chacun comprenne que la fiche de poste décrit le poste, et non le salarié qui l’occupe. Dans l’observation et l’analyse, il faudra donc veiller à se détacher de l’individu, pour se concentrer sur les missions et les compétences nécessaires pour le poste.

Des sources d'information multiples en interne

Pour recueillir les informations nécessaires à la construction des fiches de postes, vous pouvez utiliser plusieurs moyens, le plus efficace étant de les cumuler :

  • demander au collaborateur et au manager de remplir chacun de leur côté la fiche de poste, puis réaliser une mise en commun
  • réaliser des entretiens avec les collaborateurs et les managers pour les interroger sur leur vision des missions, et des compétences clés selon eux
  • réaliser une observation des situations de travail, à des moments clés de l’activité. L’observateur doit rester neutre, et se contenter de noter factuellement ce qu’il observe.

Toutes les informations récoltées devront ensuite être consolidées, puis discutées avec les managers afin de retenir les éléments les plus pertinents.

Des ressources externes pour vous aider

Des ressources existent pour vous aider à construire vos fiches de postes, notamment des référentiels métiers.

Le répertoire ROME, fourni par Pôle Emploi, est un référentiel métier généraliste très vaste. Les métiers sont organisés autour d’une arborescence à trois niveaux :

  • la famille de métier (ex : Banque, Assurance, Immobilier)
  • le domaine professionnel (ex : Gestion de clientèle bancaire)
  • le métier (ex : Conseiller de clientèle bancaire)

Chaque fiche métier propose une définition et un référentiel de compétences.

L’annuaire des métiers de l’APEC propose des fiches métiers sur des postes de niveau cadre et agent de maîtrise. Elles recensent les activités principales, et les compétences associées.

L’APEC propose également des référentiels métiers par secteur d’activité, comme le référentiel des métiers du transport et de la logistique, ou le référentiel des métiers de l’assurance.

Votre branche professionnelle ou l’OPCO associé peuvent également proposer des études, des référentiels et des fiches métiers.

Pour les métiers de conseil et du numérique par exemple, le site de l’OPIIEC propose une cartographie des métiers très complète, avec des fiches de postes détaillées, ainsi qu’un référentiel de compétences par niveaux.

N’hésitez pas à rechercher les référentiels correspondants à votre branche ou votre secteur d’activité.

Attention, ces différents outils ne remplacent pas l’analyse de vos postes en interne ! Chaque entreprise a ses particularités, les contours de chaque poste ne pourront donc pas correspondre parfaitement à votre organisation.

Rédiger les fiches de poste

Le contexte et l'environnement de travail

La première partie présente dans une fiche de poste est souvent dédiée au contexte et à l’environnement de travail. C’est une rubrique importante pour positionner le poste au sein de votre organisation.

L’intitulé de poste est un point à traiter avec attention. En effet, il peut être source de frustration, et de sentiment d’injustice si il est mal compris et mal interprété par les collaborateurs. Vous devez donc veiller à le choisir avec soin, et utiliser des termes qui seront compris par tous.

Vous pouvez ici indiquer le rattachement hiérarchique au sein de l’organigramme de votre entreprise, mais également les interactions fonctionnelles : avec quels autres services le titulaire du poste travaille t-il au quotidien ? Avec quels interlocuteurs externes : prospects, clients, fournisseurs, partenaires ?

Dans cette rubrique, il peut aussi être fait mention du statut (employé, agent de maîtrise, cadre) et de la classification dans la grille interne ou conventionnelle. En effet, entamer un chantier de rédaction de fiches de postes est un moment idéal pour prendre du recul et déterminer les positions de chaque poste dans votre organisation. Ainsi, vous ne vous poserez plus la question de la position lors de vos prochains recrutements et de la rédaction des contrats de travail.

Si le poste prévoit des contraintes particulières, comme des horaires décalés ou de nombreux déplacements, vous pouvez le prévoir ici.

S’il s’agit d’un poste de manager, indiquez le nombre de collaborateurs encadrés.

Rôle, missions et tâches

La rubrique suivante permet de détailler le contenu opérationnel du poste. Attention, il ne s’agit pas ici de réaliser une longue liste de tâches. Vous devez organiser cette partie pour donner de la cohérence au poste.

En premier lieu, précisez le rôle du poste dans l’organisation, sa raison d’être, sa valeur ajoutée pour l’entreprise. Vous pouvez commencer cette description par un verbe à l’infinitif comme « Contribuer à » ou « Garantir », ce qui permettra par la suite de hiérarchiser les postes au sein de votre organisation.

Prenons l’exemple d’un poste de Commercial. La description de son rôle au sein de l’entreprise pourrait-être : « Contribuer à l’atteinte des objectifs de Chiffre d’Affaire par la promotion et la commercialisation de nos produits / services « . Le niveau de responsabilité d’un Directeur Commercial étant plus important, on pourrait écrire : « Garantir l’atteinte des objectifs de Chiffre d’Affaire par la promotion et la commercialisation de nos produits / services ».

Les missions permettront de décrire les activités principales et secondaires qui sont nécessaires pour remplir le rôle confié. Il est important ici de se limiter aux missions qui constituent le coeur du poste en question.

Pour vous aider à les décrire, vous pouvez utiliser un verbe d’action, un objet ou un livrable, et le contexte dans lequel la mission intervient.

Reprenons notre exemple de Commercial. Ses missions pourraient être les suivantes :

  • Identifier les opportunités d’affaires au sein de son portefeuille
  • Recueillir les besoins des prospects pouvant être adressés par les produits ou les services de l’entreprise
  • Présenter des propositions commerciales adaptées aux besoins et en conformité avec les politiques commerciales de l’entreprise
  • Argumenter pour répondre aux objections du prospect afin de conclure des ventes.

Dans certaines fiches de postes, les missions sont découpées en tâches, permettant de disposer de plus de détails sur la façon dont sont réalisées les missions. Vous pouvez aller jusqu’à ce niveau de détail si cela vous semble pertinent au regard de l’utilisation de vos fiches de poste.

Compétences

Une fois que le rôle et les missions ont été identifiés, vous devez détailler les compétences nécessaires à leur bonne réalisation.

Cette rubrique est indispensable. C’est celle-ci qui vous permettra d’utiliser vos fiches de poste dans le cadre de vos processus de développement RH : recrutement, évaluation, développement des compétences…

Classiquement, une compétence est construite sur trois dimensions :

  • un savoir : un ensemble de connaissances théoriques, qui s’apprennent en général par les études, les formations, les lectures. On peut les décrire en commençant par « je connais » ou « je sais » : je connais la législation relative à la protection des données, je sais parler un anglais professionnel …
  • un savoir-faire : un ensemble de connaissances pratiques, une aptitude à mettre en oeuvre des techniques et des méthodes pour réaliser une action. On peut les décrire en commençant par « je suis capable de » : je suis capable de présenter une offre commerciale attractive, je suis capable de construire une campagne publicitaire…
  • un savoir-être : un ensemble d’aptitudes et de comportements utiles pour la pratique professionnelle. On peut les décrire en commençant par « je suis » : je suis organisé, je suis adaptable…

Vous devez donc ici identifier les compétences à mobiliser pour remplir les missions du poste, ainsi que le niveau associé.

Plusieurs échelles peuvent être utilisées pour déterminer le niveau de maîtrise d’une compétence :

  • Application, Adaptation, Optimisation, Développement
  • Emergente, En voie d’acquisition, Maîtrisée, Approfondie

Conclusion

La construction de fiches de postes pour votre organisation est un projet d’envergure, qui demande du temps et l’implication de plusieurs acteurs. Mais ce travail vous permettra ensuite de déployer des politiques RH pertinentes et réellement adaptées à vos besoins et vos enjeux.

Elles vous permettront également de disposer d’un référentiel partagé entre manager et collaborateur.

Pour que le travail engagé porte ses fruits, il faudra veiller à actualiser régulièrement vos fiches de poste, pour qu’elles restent en phase avec votre organisation, et les compétences dont vous avez besoin.

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