L’entretien professionnel obligatoire : enjeux et bonnes pratiques RH

Gestion des compétences

L’entretien professionnel est un dispositif de GRH obligatoire pour toutes les entreprises et tous les salariés, qui permet de faire le point sur les perspectives d’évolution des collaborateurs.

Il est à bien distinguer de l’entretien d’évaluation, qui s’intéresse à la performance et les compétences dans l’exercice du poste.

L'entretien professionnel : ce que prévoit la loi

L'objectif et enjeux de l'entretien professionnel

L’entretien professionnel a été introduit par la loi du 5 mars 2014 sur la formation professionnelle. Cet entretien porte sur l’évolution professionnelle des salariés, et a plusieurs objectifs :

Accompagner les salariés dans leur projet professionnel
Mettre à leur disposition les informations nécessaires pour les rendre acteurs de leur évolution professionnelle, notamment en leur présentant les dispositifs mobilisables (CPF, VAE, conseil en évolution professionnelle)
Dresser un bilan des actions menées par l’employeur pour encourager la progression des salariés dans leur projet.

En effet, l’employeur a l’obligation légale de veiller à l’employabilité de ses salariés, c’est à dire qu’il doit s’assurer qu’ils disposent des compétences nécessaires à l’exercice de leur emploi. Il doit donc vérifier que ses collaborateurs bénéficient d’une actualisation régulière de leurs connaissances, et mettre en place des actions de maintien et de développement de leurs compétences. L’entretien professionnel est un des outils qui permet de vérifier que cette obligation est bien remplie.

Qui est concerné par l'entretien professionnel

L’entretien professionnel est obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et pour tous les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat de travail.

Tous les employeurs doivent donc le mettre en place. On peut noter cependant que les sanctions financières pour non respect du dispositif sont prévues uniquement pour les entreprises de plus de 50 salariés. (Article L6315-1 du Code du Travail)

Le contenu de l'entretien professionnel

Il n’y a pas de formalisme imposé pour le déroulé de l’entretien professionnel, mais nous vous conseillons de mettre en place une trame d’entretien, qui vous permettra de suivre l’évolution d’un entretien à l’autre et de disposer d’un document à remettre au salarié pour matérialiser vos échanges.

Lors de l’entretien, vous devrez aborder les éléments suivants :

Un bilan du parcours professionnel dans l’entreprise pendant la période qui vient de s’écouler, par exemple l’évolution sur un nouveau poste, ou la prise en charge de nouvelles missions ou de nouvelles responsabilités
L’appréciation que le salarié porte sur son métier et ses fonctions actuelles (ses intérêts, ses motivations, ses points d’insatisfaction)
Un bilan des actions de formation ou de validation des compétences dont le salarié a bénéficié : il ne s’agit pas ici de simplement lister ces éléments, mais de chercher à déterminer ce qu’ils ont pu apporter au salarié dans une perspective de développement de ses compétences
Le projet d’évolution professionnelle du salarié, dans l’entreprise ou en dehors. Il peut s’agir d’une évolution dans son métier actuel, ou de souhaits de reconversion. L’objectif est de faire un état des lieux des atouts que détient le salarié pour mener à bien son projet, mais aussi des compétences à acquérir pour y parvenir
Le plan d’actions pour mettre en oeuvre le projet professionnel du salarié. Il peut s’agir de souhaits de formation, de VAE, ou d’actions à mettre en oeuvre dans la pratique professionnelle pour développer certaines compétences, comme de nouvelles responsabilités au sein de l’équipe.
L’entretien doit permettre également d’informer le salarié sur ses droits, et sur les dispositifs auxquels il peut recourir pour mettre en oeuvre son projet. Vous pouvez lui transmettre des informations sur le Compte personnel de formation, la VAE et le Conseil en évolution professionnelle.

Le bilan à 6 ans

Tous les 6 ans, la loi prévoit la rédaction d’une synthèse qui permet de vérifier si vous avez mis en oeuvre des actions visant à maintenir l’employabilité du salarié, à minima :

Une action de formation (en dehors des formations obligatoires pour l’exercice de son métier, par exemple les formations en sécurité ou les habilitations électriques)
Une ou des actions visant à l’obtention d’une certification ou d’une VAE
Une progression salariale ou professionnelle.

Ce bilan doit être obligatoirement réalisé par écrit, et un exemplaire doit être remis au salarié.

Attention, votre convention collective de branche peut prévoir des dispositions spécifiques, comme une périodicité ou un contenu différents.

Les sanctions prévues en cas de manquement

Attention, des pénalités financières sont prévues pour les entreprises de plus de 50 salariés qui ne respecteraient pas le dispositif.

Dans le cas où un salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels pendant les 6 dernières années, et d’au moins une action de formation, l’employeur doit abonder son compte CPF à hauteur de 3000 euros.

L'entretien professionnel : les bonnes pratiques RH

Choisir la bonne personne pour mener les entretiens professionnels

Puisqu’il ne s’agit pas ici d’évaluer les compétences et la performance des collaborateurs sur leur poste actuel, ce n’est pas nécessairement le manager qui réalise l’entretien professionnel. Vous pouvez confier cette mission à une autre personne, qu’il faudra choisir avec soin !

La personne en charge des entretiens professionnels doit disposer de qualités d’écoute et d’analyse, et faire preuve de prise de hauteur pour aider le salarié à se projeter. Mais elle doit aussi être capable de pragmatisme, pour définir un projet réalisable, et construire un plan d’action efficace.

Il est nécessaire aussi que cette personne ait une bonne connaissance des dispositifs d’accompagnement mobilisables (formations, VAE, CEP…), mais aussi une bonne vision des métiers et des besoins de l’entreprise à court, moyen et long terme, pour pouvoir identifier des parcours possibles en interne.

Faire la différence entre l'entretien professionnel de l'entretien annuel d'évaluation

L’entretien professionnel est souvent confondu avec l’entretien annuel d’évaluation , mais comme nous l’avons vu, leur finalité est différente. Pour que la démarche soit utile, vous devez bien informer les managers et les collaborateurs sur les objectifs de l’entretien professionnel.

Pour les managers, cet entretien est l’occasion de remotiver les membres de leur équipe en dessinant des perspectives de progression. C’est aussi une occasion d’identifier de nouvelles compétences qui peuvent être mises à profit pour l’entreprise.

Même si les deux entretiens sont distincts, ils peuvent avoir lieu à la même période. Il faut cependant bien veiller à distinguer les formulaires utilisés.

Disposer des bons outils

Pour mener à bien la démarche des entretiens professionnels, vous devez disposer des outils suivants :

Les fiches de poste de votre entreprise, afin d’identifier facilement les compétences communes et les passerelles possibles entre les différents métiers
Un formulaire d’entretien : elle devra permettre de synthétiser les informations utiles sur le parcours du salarié et les actions de professionnalisations qu’il a suivies, et servir de support pour le déroulement de l’entretien
Un état des lieux des besoins de l’entreprise, à court moyen et long terme
Des informations à transmettre aux salariés sur les dispositifs d’accompagnement mobilisables.

Faire de l'entretien professionnel un élément central de la gestion des compétences et des parcours dans l'entreprise

L’entretien pro est centré sur les compétences et les motivations des salariés. C’est donc un élément très utile pour votre politique de gestion des compétences !

Après avoir synthétisé les échanges et les informations clés de l’entretien dans le formulaire dédié, vous devez le faire signer par le collaborateur et lui remettre une copie du document.

L’ensemble des informations recueillies doit ensuite être consolidé, et mis en perspective avec les besoins de votre organisation à court moyen et long terme. Cette démarche doit vous permettre de proposer les actions de professionnalisation pertinentes au regard des projets des salariés, et des besoins votre entreprise.

L'entretien professionnel en résumé

L’entretien professionnel est un dispositif obligatoire pour toutes les entreprises et tous les salariés. Il a lieu au moins tous les deux ans, avec un bilan d’étape tous les 6 ans. La loi prévoit des pénalités financières pour les entreprises de plus de 50 salariés qui ne respectent pas leurs obligations.

Au delà de l’obligation légale, le dispositif d’entretien professionnel est une opportunité pour l’entreprise de mieux connaître les motivations et les aspirations de ses collaborateurs. En mettant en parallèle les projets individuels des salariés avec ses besoins futurs en compétences, elle pose la première pierre d’une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ! Elle peut ainsi engager des actions pertinentes et ciblées de professionnalisation.

Dominique Gaudio

Co-fondatrice de La Ressource Humaine, j'accompagne les entreprises sur l'ensemble des sujets de la gestion RH.

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