Baptiste Renault
27 avril 2023
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Les ressources humaines jouent un rôle prédominant dans la réussite ou l’échec d’une entreprise, quels que soient son secteur d’activité ou sa taille ! La gestion efficace de ces ressources implique une multitude de tâches qui peuvent êtres complexes et chronophages, allant de la gestion quotidienne du personnel au respect des obligations légales, en passant par le recrutement, la formation professionnelle ou la mise en place du dialogue social. La tâche s’avère d’autant plus ardue quand on doit gérer ces sujets sans être RH de formation 🤷.
L’externalisation des ressources humaines apparaît comme une solution stratégique et pragmatique pour les entreprises qui n’ont ni le temps ni les compétences en interne pour définir et animer une politique RH à la hauteur de leurs enjeux organisationnels.
L’externalisation RH, souvent appelée par son anglicisme outsourcing RH, offre aux entreprises la possibilité de déléguer tout ou une partie de ses activités RH à des experts externes, leur permettant ainsi de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier. Qu’il s’agisse de faire face à une croissance rapide, de surmonter des périodes de difficultés ou simplement de gagner en efficacité opérationnelle, l’externalisation RH permet de répondre aux besoins mouvants des entreprises dans un format adaptable.
Sommaire de l'article
L’externalisation RH, qu’est ce que c’est ?
L’externalisation des ressources humaines consiste à faire appel à un prestataire externe pour gérer tout ou partie des activités liées à la gestion du capital humain. Cette approche permet aux entreprises de déléguer à des experts RH certaines missions telles que le recrutement, la gestion administrative du personnel, la formation, la paie et d’autres aspects des ressources humaines.
Les tâches confiées au prestataire peuvent être diverses, allant de missions ponctuelles à des services d’accompagnement à plus long terme, selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Le rôle d’un consultant RH externe peut revêtir 2 dimensions : une opérationnelle, pour gérer les besoins quotidiens RH, et une stratégique, pour structurer et professionnaliser et la fonction RH de l’entreprise.
Les avantages de l’externalisation RH
La possibilité de sous-traiter sa gestion RH à un consultant externe présente un certain nombre d’avantages, en particulier pour les petites entreprises. En effet, les entreprises de moins de 50 salariés ont des besoins RH dès l’embauche du premier salarié, mais généralement pas suffisamment pour justifier un recrutement interne.
Nous avions déjà abordé le sujet dans notre article sur les 5 avantages majeurs de l’externalisation RH, que nous vous invitons donc à consulter ! En attendant, on vous résume quand même tout ca juste en dessous 👇
- Maîtrise des coûts : définir les coûts en fonction de vos besoins RH réels.
- S’assurer une expertise RH : en choisissant un consultant dont c’est le métier !
- Flexibilité : pouvoir adapter le volume de services RH en fonction des besoins de l’entreprise
- Gain de temps : déléguer les tâches RH pour performer là ou vous savez faire !
- Conformité légale : s’assurer d’être en conformité avec le code du travail et votre convention collective et éviter ainsi les problèmes 😅
Quelles sont les missions RH qui peuvent être externalisées ?
La contribution d’un consultant RH externe peut s’opérer à un niveau stratégique et opérationnel.
Une majorité des tâches RH du quotidien peuvent être externalisées, les plus courantes étant la gestion de la paie, les recrutements ou encore la gestion administrative du personnel.
Par ailleurs, un DRH externalisé peut également contribuer à la structuration RH de l’entreprise, en mettant en place les processus RH qui viendront servir la performance organisationnelle. Cette contribution stratégique intervient nécessairement en collaboration avec le dirigeant, qui devra veiller au bon alignement entre stratégie RH, objectifs et culture de l’entreprise. Le consultant pourra entre autres mettre en place une stratégie de gestion et de développement des compétences, de gestion de la performance, des processus de recrutement et d’onboarding ou encore une politique de rémunération… toujours dans l’optique de servir les enjeux de l’entreprise en matière d’attractivité, de fidélisation et d’engagement des collaborateurs.
Mais alors, faut-il préférer le recrutement d’un RH en interne ou externaliser la fonction RH de l’entreprise ? On essaye d’y répondre dans la suite de l’article 👇
Externalisation RH ou recrutement interne : comment choisir ?
La décision entre externaliser la gestion RH ou recruter en interne dépend, vous vous en doutez, de divers facteurs propres à chaque entreprise, notamment de ses besoins spécifiques, de sa taille, de ses ressources disponibles et de sa stratégie globale.
Voici quelques points d’attention à considérer et qui pourrait aider à votre prise de décision 🤔
Pourquoi externaliser sa fonction RH ?
Coûts : La maîtrise des coûts est l’un des principaux avantages. Avec l’externalisation RH, vous payez en fonction de vos besoins RH. A contrario, recruter un RH n’est pas toujours justifié si les besoins RH sont trop faibles. Un recrutement interne dans le cadre d’un CDI est également plus engageant pour l’entreprise puisque le salaire du collaborateur sera considéré comme une charge fixe. A contrario, la sous-traitance RH peut plus facilement être modulée si l’entreprise rencontre des difficultés financières. Cette solution offre donc plus de latitude aux TPE/PME pour qui la gestion de la trésorerie est souvent un enjeu majeur.
Flexibilité : Là aussi, un des avantages les plus attractifs de l’externalisation RH : la flexibilité. En effet, les besoins RH évoluent au fil du temps, en fonction de la croissance de l’organisation, des changements législatifs et des circonstances, prévues ou imprévues. 😅
Par exemple, une start-up en pleine expansion peut avoir besoin de mettre en place un premier socle RH pour recruter ses premiers employés, puis ajuster et structurer ses pratiques RH à mesure qu’elle se développe. Dans ce contexte, l’externalisation des ressources humaines offre une souplesse précieuse en permettant aux entreprises de faire appel à des experts externes pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, à chaque phase de son développement.
Complexité des besoins RH : Si les besoins RH sont complexes et variés, et que l’entreprise n’a pas les ressources en interne, l’externalisation RH semble être l’option la plus efficace. Elle permet à l’entreprise d’accéder à un haut niveau d’expertise qu’elle pourrait difficilement s’offrir via le salariat.
Pourquoi préférer le recrutement d’un RH en interne ?
Contrôle et confidentialité : Recruter en interne permet à votre entreprise d’avoir un contrôle direct sur ses processus RH et de maintenir la confidentialité des informations. En revanche, il est vrai que l’externalisation implique de partager certaines informations avec ce tiers, ce qui peut soulever des préoccupations en matière de confidentialité.
Culture d’entreprise : Recruter en interne peut être plus approprié si votre entreprise accorde une grande importance à sa culture d’entreprise et que vous souhaitez prioriser l’intégration des collaborateurs qui partagent vos valeurs et votre vision !
Intérêt financier : à partir d’un certain volume de besoins RH, et d’une certaine tranche d’effectifs, il devient plus intéressant financièrement d’opter pour un recrutement interne que par la sous-traitance RH. Il faut donc mettre en balance les coûts d’un prestataire RH externe à ceux d’un salarié, en prenant bien en compte le salaire super-brut (salaire net + cotisations sociales salariales + cotisations salariales patronales).
Pour conclure le débat entre externalisation RH et recrutement en interne
En fin de compte, il n’y a pas de bonne réponse à la question. Chaque entreprise doit évaluer ses besoins, ses ressources et ses objectifs spécifiques pour déterminer la meilleure approche. Dans certains cas, une combinaison des deux stratégies peut également être envisagée pour tirer parti des avantages de chacune des options !
Comment bien choisir son prestataire RH ?
Il suffit de taper “Externalisation RH” sur Google pour se rendre compte des très nombreuses offres qui sont proposées, entre cabinet de conseil RH, consultants Indépendant, RH à temps partagé, cabinets de recrutement, éditeurs de logiciels, experts-comptable ou encore avocats en droit social…On ne sait plus où donner de la tête !
Identifier le meilleur prestataire RH pour son entreprise et ses besoins est donc le premier challenge de l’externalisation RH.
Faire l'état des lieux des besoins
Avant de commencer la recherche de potentiels prestataires, il est essentiel de bien définir le champ d’actions de la mission que vous envisagez de confier à ce dernier, en lien avec la trajectoire que vous souhaitez donner à l’entreprise, à moyen et long terme. Prenez le temps de faire un état des lieux de l’existant et des axes d’amélioration de votre politique RH. Une phase de diagnostic RH s’avère essentiel avant d’envisager d’externaliser sa gestion des ressources humaines.
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Identifier le bon DRH ou RRH à temps partagé
Vous avez maintenant bien défini vos objectifs et stratégie d’entreprise, il est à présent temps d’identifier votre futur prestataire RH. Mais comment s’y prendre ?
- Les moteurs de recherche : on l’a mentionné juste au-dessus, est probablement l’option qui vous offre le plus de choix, au risque de se perdre un peu ! Malgré tout, c’est un excellent outil qui vous permet de faire des recherches précises en fonction de votre secteur d’activité, de vos localisations ou de vos besoins, par exemple : “cabinet de conseil RH Lyon” ou encore “consultants RH spécialisés CCN métallurgie”.
- Votre réseau : En tant que dirigeant vous avez construit un réseau, n’hésitez pas à interrogez vos contacts, ils pourront probablement vous recommander un prestataire de confiance.
- Les OPCO : ils ont une liste de prestataires référents qui peuvent intervenir en particulier sur des sujets de structuration RH, n’hésitez donc pas à les contacter. Cerise sur le gâteau : les OPCO proposent des financements pour des prestations RH, par l’intermédiaire du dispositif PCRH.
Les critères pour bien choisir votre prestataire RH
Après avoir fait quelques recherches et contactez des entreprises et/ou des consultants pour des devis (3/4 étant suffisant pour que vous ayez une idée des prix et des services proposés), il ne vous reste plus qu’à comparer et choisir. 🥳
Voici une petit trame de questions qui devrait vous aider dans votre prise de décision :
- Quels sont ses références et domaines d’expertise de chaque prestataire ?
- Quel est le prestataire qui vous semble avoir le mieux compris vos besoins ?
- Quelle est la méthode de travail proposée ? Y a t-il un suivi et des livrables ?
- Avec quels outils travaillent-ils ?
- Etc…
Pensez à regarder les avis Google, vous pourrez ainsi vous faire une première idée de la satisfaction et de la typologie des clients accompagnées.
Externaliser sa fonction RH : combien ça coûte ?
Les tarifs de l’externalisation RH varient en fonction de nombreux facteurs : le type de prestation, sa durée, sa complexité, le niveau d’expertise requis ainsi que la nécessité pour le prestataire d’intervenir sur site ou non.
Les tarifs seront généralement plus élevés pour des prestations de conseil ou d’ingénierie, tandis qu’ils seront moins élevés pour des tâches de production purement administratives.
Les tarifs d’un consultant RH indépendant peuvent varier entre 500 et 1500€ HT par jour. Comme pour un salarié, ces tarifs varient surtout en fonction du niveau d’expertise : un DRH externalisé avec 20 ans d’expérience propose des tarifs supérieurs à ceux d’un chargé de RH avec une casquette purement opérationnelle.
Pour vous donner un ordre d’idée de tarifs pour un consultant RH en temps partagé, avec un profil expérimenté (RRH ou DRH en temps partagé), n’hésitez pas à consulter notre page dédié à l’externalisation RH à temps partagé.
Pour conclure
Opter ou non pour l’externalisation de sa gestion RH, même partiellement, est une décision importante ! Prenez le temps de poser le pour et le contre.
Engager le “mauvais prestataire” peut entraîner des pertes de temps, financières, voire des risques légaux. En revanche, un partenaire RH compétent peut être un atout précieux, représentant un investissement rentable dans votre capital humain et contribuant ainsi à l’amélioration de votre performance globale !
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