Fonction RH en TPE/PME : faut-il l’internaliser ou l’externaliser ?

Dans une petite entreprise, chaque décision compte, surtout lorsqu’il s’agit de gérer ses ressources humaines. Faut-il embaucher un responsable RH en interne ou confier cette mission à un expert externe ? Ce choix, loin d’être anodin, peut influencer durablement la croissance et la performance de la structure.

Pour les dirigeants de TPE et PME, la gestion RH est souvent synonyme de casse-tête : manque de temps, budget limité, besoins évolutifs… Pourtant, une gestion des ressources humaines bien pilotée devient un véritable levier de développement et d’équilibre opérationnel au quotidien.

Dans cet article, l’objectif est de faire le point sur les besoins RH des petites entreprises, les critères de choix entre internalisation et externalisation, ainsi que sur les avantages, limites et risques de chaque option. Nous proposons une méthode pour déterminer la solution RH la plus adaptée à chaque organisation.

Sommaire de l'article

La fonction RH en TPE/PME ? 

Pourquoi la gestion RH est un enjeu stratégique pour ces petites structures

Pour les TPE et PME ambitieuses, la fonction RH ne se limite pas à l’administration du personnel. Elle constitue un levier de croissance et d’innovation, à condition d’être structurée avec une stratégie claire, des outils adaptés et une expertise spécifique.

À l’heure des transformations économiques rapides, où la concurrence est forte et les talents rares, une politique RH efficace permet de :

  • Attirer et fidéliser les meilleurs talents grâce à une marque employeur forte, une culture d’entreprise attractive et des perspectives d’évolution.
  • Développer les compétences et l’engagement des collaborateurs via la formation professionnelle, l’accompagnement et la reconnaissance.
  • Structurer le développement et anticiper les besoins futurs grâce à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), pour adapter la masse salariale aux projets de développement.
  • Garantir la conformité légale et la gestion des risques en respectant le droit du travail, la réglementation sociale et en mettant en place des procédures claires pour éviter les litiges.

Une gestion des ressources humaines structurée et pilotée est donc un investissement stratégique pour la performance et la compétitivité des TPE-PME.

Panorama de leurs besoins RH : ponctuels et récurrents

Les besoins RH des petites structures évoluent selon leur taille, leur secteur d’activité et leur stratégie de développement.

Les besoins RH ponctuels concernent par exemple le recrutement de profils spécifiques (développeurs, commerciaux, experts…), la mise en place rapide d’un système fiable de gestion de la paie, un conseil juridique réactif en cas de litige ou de crise, ou encore la mise en conformité urgente avec de nouvelles réglementations (RGPD, égalité salariale…).

Quant aux besoins RH récurrents, ils incluent principalement la gestion administrative du personnel (contrats, absences, congés…), l’établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales, le suivi des entretiens annuels d’évaluation, la gestion de la formation et du développement des compétences, ainsi que la communication interne et l’animation de la vie d’équipe.

Les startups, confrontées à une croissance rapide, doivent souvent structurer leurs pratiques RH tout en restant agiles, renforcer leur marque employeur et attirer des talents rares. Face à ces enjeux, il est essentiel de déterminer si l’internalisation ou l’externalisation RH est la solution la plus adaptée.

Internaliser la fonction RH 

Avantages d’internaliser la fonction RH

Choisir d’internaliser la fonction RH, c’est bénéficier d’une présence permanente et d’une connaissance approfondie de l’entreprise.

Un responsable RH interne s’immerge dans la culture, les valeurs et les dynamiques propres à chaque équipe. Cette proximité permet d’avoir un climat de confiance, de réagir rapidement aux besoins du terrain et d’accompagner la croissance de façon cohérente avec la stratégie de l’entreprise. 

Les informations sensibles restent en interne, ce qui renforce la confidentialité et la maîtrise des données. De plus, l’entreprise investit dans le développement des compétences RH de ses propres collaborateurs, ce qui favorise l’autonomie et la professionnalisation sur le long terme.

Limites de l’embauche d’un RH salarié

Cependant, ce choix présente aussi des limites, surtout pour les PME. Le recrutement d’un professionnel RH en CDI nécessite un budget important, difficile à supporter pour une TPE ou une PME en phase de démarrage ou de progression. Le responsable RH peut également se retrouver isolé face à des problématiques complexes, sans toujours avoir accès à un regard extérieur ou à des expertises externes. 

La charge de travail, très variable selon les périodes, ne justifie pas toujours un poste à temps plein. Enfin, il faut accepter de consacrer du temps à la structuration des processus RH et à la veille réglementaire, des tâches parfois lourdes à porter en interne.

Profils des entreprises concernées

L’internalisation RH convient aux PME en structuration ou en forte croissance, disposant d’un effectif en augmentation et de besoins récurrents en recrutement et gestion des talents. Elle s’adresse aussi aux organisations souhaitant garder la confidentialité des données et construire une culture d’entreprise solide.

Pour les plus petites structures, avec des besoins ponctuels ou un budget limité, d’autres solutions peuvent être plus adaptées, comme un RH en temps partagé, que nous aborderons dans la suite de l’article.

Externaliser la fonction RH 

Avantages d’externaliser la fonction RH

Confier une partie ou toute la gestion des ressources humaines à un prestataire externe que se soit un cabinet de conseil RH ou un freelance RH est devenu une alternative de plus en plus adaptée pour les TPE et les PME, notamment celles qui recherchent de la flexibilité, de l’expertise et la maîtrise des coûts. 

Cette solution  présente de nombreux atouts. Tout d’abord, cela permet de bénéficier d’une expertise pointue et actualisée, sans avoir à supporter les coûts d’un recrutement à temps plein. Le consultant apporte un regard objectif et des méthodes éprouvées, ce qui peut être très utile pour structurer les pratiques RH, gérer des situations complexes ou mettre en place des projets spécifiques (recrutement de profils rares, plan de formation, audit social…).

Cette option offre également une grande flexibilité. L’entreprise peut adapter le niveau d’intervention du prestataire en fonction de ses besoins et de son budget, sans engagement  sur le long terme.  Un avantage idéal pour les entreprises ayant des besoins ponctuels ou souhaitant se concentrer sur leur cœur de métier.

Limites à anticiper lors de l’externalisation de la fonction RH

Cette bonne alternative comporte aussi des inconvénients qu’il est important d’anticiper. Le principal risque est la perte de contrôle sur les processus RH. Il est essentiel de bien définir les missions du consultant, de suivre régulièrement son travail et de s’assurer qu’il respecte les valeurs et la culture de l’entreprise.

La communication est également un élément clé, à savoir veiller à ce que les informations circulent fluidement entre le prestataire et les équipes internes.

Autre point de vigilance, la confidentialité des données. L’entreprise doit s’assurer de la mise en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les informations personnelles des salariés.

Profils des entreprises concernées

L’externalisation de la fonction RH est particulièrement adaptée aux :

  • TPE et PME de moins de 50 salariés, qui n’ont pas les moyens de recruter un responsable RH à temps plein.
  • Entreprises en forte croissance, qui ont besoin d’un accompagnement RH ponctuel pour structurer leurs équipes et gérer les recrutements.
  • Structures qui souhaitent bénéficier d’une expertise pointue sur des sujets spécifiques (droit social, gestion de la paie, formation…).

  • Organisations qui privilégient la flexibilité et la maîtrise des budgets.

Les critères clés pour faire le bon choix

À ce stade c’est toujours difficile de savoir s’il faut recruter en CDI ou faire appel à un freelance. mais avant de décider, il est essentiel de faire le point sur la situation exacte de l’entreprise en question et sur ses besoins réels. Le mieux est de s’appuyer sur des critères clés pour pouvoir y arriver au choix le plus adapté. Parmi ces critères : 

Le nombre de salariés et perspectives de croissance

La taille de l’entreprise est un indicateur important. Les besoins RH d’une TPE de petite taille diffèrent de ceux d’une PME plus importante. De même, les perspectives de croissance doivent être considérées. Une entreprise qui prévoit une augmentation significative de ses effectifs aura besoin d’une fonction RH plus structurée et réactive.

Complexité et volume des sujets RH à traiter

Une évaluation des sujets RH à gérer au quotidien est nécessaire : recrutement, paie, formation, gestion des carrières, relations sociales… Si ces sujets sont nombreux, complexes et chronophages, l’externalisation peut être une solution intéressante. Si les besoins sont simples et récurrents, un recrutement interne peut suffire.

Budget disponible et volonté d’investissement

L’aspect budgétaire est aussi un élément déterminant. Le recrutement d’un responsable RH représente un investissement conséquent. L’externalisation peut sembler plus économique, mais il est important d’étudier attentivement les tarifs des prestataires et de s’assurer de leur adéquation avec les besoins de l’entreprise. Au-delà du coût, il convient d’évaluer la volonté d’investir dans la fonction RH, en termes de temps et de ressources.

Présence ou non d’un RH en interne

Il est important de déterminer si une personne en interne s’occupe déjà des RH, même à temps partiel. Dans ce cas, il faut évaluer son niveau de compétences et son intérêt pour ces sujets. L’externalisation peut être envisagée pour soutenir ou former cette personne, ou pour lui confier des missions spécifiques. En l’absence de ressource interne, un recrutement peut être plus pertinent pour créer une fonction RH sur mesure.

Attentes en matière de proximité et d’accompagnement

Le niveau de proximité attendu de cette fonction doit être défini. Une présence quotidienne dans les locaux de l’entreprise, une bonne connaissance des équipes et de la culture d’entreprise peuvent être souhaitables. 

Dans ce cas, un consultant peut ne pas suffire. De même, le type d’accompagnement recherché doit être précisé : conseil stratégique, aide à la décision, administration du personnel…

Risques d’un mauvais choix RH et intérêt à l’accompagnement externe pour décider

Choisir entre RH interne ou externalisé n’est pas un choix simple à faire. Une mauvaise orientation peut avoir des conséquences néfastes sur la performance, l’ambiance et la pérennité de l’entreprise. Il est donc essentiel d’anticiper les risques et de ne pas hésiter à se faire accompagner par un expert pour sécuriser sa démarche.

Les conséquences d’une mauvaise décision (internalisation ou externalisation mal adaptée)

Un recrutement interne précipité peut entraîner une surcharge de travail pour le dirigeant, un manque de compétences sur certains sujets clés, des erreurs de gestion administrative, etc… À l’inverse, une externalisation mal maîtrisée peut engendrer une perte de contrôle sur les processus, une dégradation de la communication interne, des problèmes de confidentialité des données ou une insatisfaction des salariés.

Limites à anticiper

Quelle que soit l’option choisie, il est important d’être conscient des limites et des contraintes. L’internalisation nécessite un investissement important en temps et en ressources, ainsi qu’une volonté de structurer les pratiques RH. L’externalisation implique de bien définir les besoins, de choisir un prestataire compétent et de suivre régulièrement son travail. Il faut également anticiper les coûts cachés, les difficultés d’adaptation à la culture d’entreprise et les menaces liés à la dépendance vis-à-vis d’un prestataire externe.

Importance de l’évaluation régulière et de l’ajustement de la stratégie RH

Les besoins d’une entreprise évoluent avec le temps. Il est donc essentiel d’évaluer régulièrement l’efficacité de sa fonction RH et d’ajuster sa stratégie en conséquence. Cela peut passer par la mise en place d’indicateurs de performance, la réalisation d’enquêtes auprès des salariés, ou la consultation d’un expert externe. L’objectif est de s’assurer que la fonction RH reste alignée sur les objectifs de l’entreprise et qu’elle contribue à son développement.

Intérêt d’un diagnostic RH mené par un expert externe

Pour choisir la meilleure option, il peut être judicieux de faire réaliser un diagnostic RH par un expert externe. Ce diagnostic permet d’identifier les forces et les faiblesses, de clarifier les besoins et de définir des objectifs prioritaires. L’expert apporte un regard objectif et des recommandations personnalisées, en tenant compte des spécificités de l’entreprise et de son secteur d’activité. Il peut également accompagner le dirigeant dans la mise en œuvre de la solution choisie, en lui apportant un soutien méthodologique et des outils adaptés. 

Pour conclure

Pour conclure, cette démarche stratégique ne doit pas être prise à la légère. Il est essentiel de prendre le temps d’analyser sa situation, d’évaluer ses besoins et de peser le pour et le contre de chaque option. Il n’y a pas de modèle universel. Chaque entreprise est unique, et sa politique RH doit être adaptée à sa taille, à son secteur d’activité, à sa culture et à ses ambitions.

Que vous optiez pour un recrutement interne ou pour une externalisation, l’objectif final doit rester le même : faire de la fonction RH un véritable levier de performance et d’épanouissement pour votre entreprise. En structurant vos pratiques, en développant les compétences de vos équipes et en créant un environnement de travail motivant, vous attirez et fidélisez les meilleurs talents, et vous donnez à votre entreprise les moyens de réussir. 

La GRH à temps partagé peut être une solution particulièrement adaptée aux startups, car elle leur permet de bénéficier d’une expertise pointue sans alourdir leurs coûts fixes.

En définitive, la fonction RH, qu’elle soit internalisée ou externalisée, doit être envisagée comme un investissement stratégique, au service du développement et de la pérennité de l’entreprise.

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Fidae Gharbaoui
Chargée marketing & communication
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