Onboarding RH : les clés pour un parcours d’intégration réussi en 2022

A l’heure où la guerre des talents fait rage, beaucoup d’entreprises ont compris l’importance d’investir dans leur politique de recrutement et dans le développement de leur marque employeur. Dans ce contexte de pénurie de profils, elles rivalisent d’ingéniosité pour attirer leurs futurs collaborateurs.

Bien qu’indispensables au vu du contexte, ces efforts pour attirer et recruter seront inutiles sans l’investissement nécessaire à l’intégration et à la fidélisation de ces nouvelles recrues. La signature d’un contrat de travail n’est finalement qu’une première étape d’un recrutement réussi.

Découvrez dans cet article les enjeux de l’onboarding, les étapes indispensables et les clés d’un parcours d’intégration réussi en 2022 !

Sommaire de l'article

Les enjeux de l’onboarding en 2022

S’adapter à la culture de l’entreprise

La culture de l’entreprise, c’est l’ensemble des normes, des codes, des règles de fonctionnement et des valeurs qui lui sont propres. Elle est généralement conditionnée par son histoire, la vision de ses dirigeants et la mission qu’elle porte. 

Parce qu’un recrutement, ce n’est pas seulement un apport de compétences en réponse à un besoin de l’entreprise, mais avant tout des humains amenés à collaborer et à vivre ensemble, l’enjeu de socialisation et d’adaptation à la culture d’entreprise est majeur. 

L’apprentissage des rapports, des normes et des valeurs du groupe social que constitue l’ensemble des salariés de l’entreprise, est aussi important que la montée en compétences du nouvel embauché.

L’assimilation de la culture d’entreprise conditionnera indéniablement la qualité de vie au travail du collaborateur, vecteur d’engagement et de motivation dans l’accomplissement de ses nouvelles missions. Elle renforcera également son sentiment d’appartenance à votre structure, favorisant sa capacité à se projeter sur le long terme et sa fidélité à votre société. 

Organiser et cadencer la montée en compétences

On estime qu’il faut 3 mois à un collaborateur pour maîtriser l’essentiel de ses missions, et 6 mois pour les maîtriser toutes (Source : Openclassrooms – Intégrez vos nouveaux collaborateurs). 

Une montée en compétences trop lente pourrait impacter directement l’activité de l’entreprise, créer de la tension entre collègues et conduire irrémédiablement à une séparation prématurée entre le salarié et l’entreprise. 

A contrario, une pression trop importante du manager pour accélérer la montée en compétences du salarié et combler le besoin opérationnel qui a motivé son recrutement pourrait s’avérer contre productive : le salarié, rapidement submergé et livré à lui-même, pourrait rapidement se sentir démotivé.

La montée en compétences du nouvel embauché est donc principalement question d’équilibre : le manager devra parvenir à placer correctement le curseur entre les attentes placées dans sa recrue (qui ont motivé son recrutement) et la bienveillance, la patience et l’attention qui devront lui être portée à ses débuts.

Il paraît donc indispensable de cadencer intelligemment la montée en compétences du salarié et d’y associer des objectifs d’apprentissage progressifs et réalistes.

Les étapes indispensables d’un bon parcours d’intégration

Selon une étude menée par Robert Half auprès de 300 directeurs généraux et managers, un salarié fraîchement recruté peut mettre jusqu’à 6 mois avant d’être pleinement opérationnel dans ses nouvelles fonctions. 

Si cette période de 6 mois n’est pas une science exacte en matière de montée en compétences, elle peut vous servir de référence quant à la durée d’accompagnement dont elle aura besoin. Un semestre, c’est également le temps qu’il faut à 86% des salariés pour décider s’ils souhaitent  s’engager dans votre entreprise sur le long terme ou démissionner (RMSnews). 

L’accompagnement et l’attention dont aura besoin votre nouveau collaborateur va naturellement évoluer au fur et à mesure de sa montée en compétences et de l’autonomie qu’il va engranger. Vous devrez donc faire preuve d’adaptabilité et de discernement dans le suivi de sa progression.

Voyons ensemble les phases essentielles d’un onboarding RH efficient, et les tâches indispensables à effectuer durant  chacune d’entre elle.

Le pré boarding : conforter le candidat dans sa décision

Bon nombre d’entreprises sous-estiment l’importance du préboarding. Cette étape vise à sécuriser votre recrutement notamment en maintenant le lien avec votre futur collaborateur. 

Sans nouvelle de votre part entre la signature de la promesse d’embauche et son premier jour, le collaborateur peut rapidement questionner sa décision de vous rejoindre ou pire … ne pas se présenter pour son premier jour !

Voici quelques exemples de points de contact que vous pouvez mener entre la signature de la promesse d’embauche et le premier jour de votre salarié : 

  • au moment de l’accord du candidat : un coup de fil de félicitations du manager peut être bien senti. Il rassurera le candidat quant à sa décision de vous rejoindre et permettra d’initier la relation manager – managé sur de bonnes bases.
  • à J-7 : le préboarding peut-être une bonne occasion de diffuser des premières informations d’ordre administratif et/ou propres au fonctionnement et à la culture de l’entreprise.  Cela permettra au recruté de se projeter sur ses débuts et de prendre de l’avance sur la quantité importante d’informations qu’il va devoir ingérer lors de ses premiers jours chez vous.
  • à J-3 : l’idée de mettre en relation le nouveau membre de l’équipe avec un parrain quelques jours avant l’arrivée dans l’entreprise nous semble intéressante. Cela permettra au nouveau salarié d’avoir un point de contact, un visage familier supplémentaire lors de son premier jour. Cela permettra au salarié de poser des questions un peu plus légères avant ses débuts, sans forcément passer par son manager ou le responsable RH.

La phase de pré-boarding est également le moment de veiller à l’ensemble des aspects logistiques propres à l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Tout devra être prêt le jour J pour renvoyer une image positive et sérieuse de votre entreprise : préparation du poste de travail, paramétrage des accès aux différents logiciels, création de l’adresse de messagerie… rien ne doit manquer au salarié lors de son premier jour !

Pour finir, il vous faudra impérativement commencer à impliquer les différentes parties prenantes au processus d’onboarding, même si elles n’interviennent pas avant l’arrivée du salarié. Une revue du parcours d’intégration et de ses différentes étapes quelques jours avant le jour J vous permettra de vous assurer que tout le monde a pris ses dispositions pour accueillir au mieux le nouveau collaborateur.

Le Jour J : l’importance de la première impression

Selon une enquête de l’observatoire SIRH, 1 recrue sur 5 pense à quitter son poste dès son premier jour. Cela ne signifie pas que 20% des nouveaux embauchés quittent effectivement leurs fonctions après 24h (c’est plutôt de l’ordre de 4% selon une étude Deloitte), mais cela démontre tout de même l’importance de ce premier jour.

“Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression.”

La première chose à laquelle devra veiller le service RH, c’est la disponibilité du manager, au minimum une demi-journée. Et on parle ici d’un investissement total : un manager qui traite d’autres sujets en même temps renverra une image négative auprès de sa nouvelle recrue, qui pourrait interpréter ce comportement comme un manque de considération de la part de son N+1. Le manager devra avoir prévu à l’avance un créneau dans son agenda durant lequel il ne sera pas dérangé.

Le second aspect indispensable à une bonne première journée, c’est l’organisation ! Le programme devra être défini en amont pour que votre nouveau collègue ne se retrouve jamais perdu : il n’y a rien de pire que de ne pas savoir quoi faire pendant son premier jour, et c’est d’autant plus vrai lorsque l’onboarding s’effectue à distance. 

Le/La responsable RH devra veiller à ce que cette première journée soit rythmée par des points d’informations sur les sujets suivants : 

  • RH / Administratif : on y traitera les principales règles de fonctionnement de l’entreprise : horaires de travail, adhésion à la mutuelle et à la prévoyance d’entreprise, fonctionnement des notes de frais, charte de télétravail…
  • Culture / Histoire de l’entreprise : il s’agit ici d’évoquer les principaux points de l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, sa vision et ses objectifs stratégiques. Ce point peut être dispensé par le responsable RH ou par le dirigeant de l’entreprise.
  • Métier : rappel des missions et des objectifs contenus dans sa fiche de poste, journée type, fonctionnement intra et inter-services… il s’agit de présenter au salarié son cadre de travail 

Pour laisser au salarié le temps d’appréhender toutes ces informations, il peut être utile de lui laisser un temps dédié à la lecture des éléments que vous lui aurez transmis, tout en veillant à rester disponible s’il a des questions.

Le premier mois : Responsabilisation & progression

Le premier jour s’est passé comme sur des roulettes ? Bravo ! Il ne faudra pas relâcher vos efforts pour autant. Après cette première journée, le salarié va devoir progressivement commencer à apprivoiser son nouvel environnement, comprendre les enjeux autour de ses nouvelles fonctions et monter progressivement en compétences.

A notre sens, il est indispensable d’assigner des premières tâches et deadlines rapidement à un nouveau collaborateur. L’accomplissement de ces activités ne pourra que renforcer la motivation du salarié, et apporter du concret à sa prise de poste. La fixation d’objectifs et de deadlines précis vous permettra d’évaluer plus efficacement la progression de votre collaborateur.

Attention néanmoins : ne visez pas la lune dès les premières semaines ! Essayez de garder à l’esprit que la quantité d’informations et de nouveautés à ingérer est énorme pour le salarié. Le fait de griller les étapes en voulant un salarié productif et autonome trop rapidement engendrera probablement un sentiment de découragement et de démotivation. Tout est question d’équilibre ! 

D’un point de vue managérial, le premier mois implique un investissement encore important de la part du N+1. Vous devrez continuer à veiller à la bonne progression de votre nouveau collaborateur, à étendre les responsabilités que vous lui confiez, tout en lui laissant de plus en plus d’autonomie au fur et à mesure de sa progression.

Et après ?

Anticiper la fin de période d'essai

Les entreprises relâchent souvent leurs efforts après le premiers mois d’intégration, et pour cause : votre salarié a pris ses marques, aussi bien au niveau de ses missions opérationnelles que de la culture d’entreprise. L’après premier mois est pourtant d’une importance stratégique : vous allez devoir aider votre salarié à se projeter sur le long terme dans votre organisation.

Il est capital d’évoquer avec lui les prochaines étapes de sa vie dans l’entreprise, en particulier de la fin de période d’essai ou de son éventuelle reconduction. 

Tant qu’un salarié ne l’a pas validée, il y a un sentiment d’instabilité impliquant une difficulté à se projeter dans l’entreprise sur le long terme.

C’est pourquoi il est indispensable de maintenir des points avec le salarié pour faire un état des lieux régulier sur la progression de son intégration, les sources de satisfaction, les choses à corriger… Il est indispensable de se dire réciproquement les choses, sans attendre la fin de la période d’essai, et de ne pas laisser de sujets de tension sous-jacents exister. 

Malgré le couperet de la validation de période d’essai, il faut aider le salarié à se projeter sur le long terme dans votre structure, notamment en l’intégrant sur des sujets opérationnels à moyen et long terme.

Le rapport d’étonnement

Le salarié commence à avoir un recul suffisant pour vous fournir du feedback quant à sa perception de l’entreprise et du parcours d’intégration qu’il traverse. Son regard neuf porté sur votre entreprise vous permettra d’obtenir un feedback décisif dans l’amélioration continue de votre parcours d’intégration, et plus globalement du fonctionnement de votre entreprise. Cet exercice permettra à votre salarié de constater l’importance que vous portez à son regard sur les sujets organisationnels, et développera son besoin de reconnaissance. En parallèle, vous pourrez faire évoluer votre entreprise en tenant compte du regard de ses premiers acteurs : les salariés.

Dans certaines entreprises, le rapport d’étonnement s’effectue sous la forme d’entretien informel, mais nous lui préférons sa forme écrite (il est toujours plus facile de dire les choses, en particulier les points négatifs, à l’écrit plutôt qu’en face à face avec le manager). 

Un questionnaire majoritairement constitué de questions ouvertes nous paraît être le format optimal : le fait d’avoir des questions donnera un cadre d’évaluation à votre salarié, tandis que les questions ouvertes lui permettront d’exprimer librement son avis sur vos éléments d’évaluation, sans être orienté dans ses réponses.

Il vous faudra attendre au moins 2 mois avant de procéder à cet exercice pour permettre au salarié d’avoir suffisamment de recul sur l’entreprise. Par ailleurs, une posture de tolérance et d’acceptation des critiques sont indispensables pour tirer le meilleur de cet exercice.

Les clés pour un onboarding performant en 2022

Impliquer les bonnes parties prenantes

Le Manager - garant de la montée en compétences

Le manager a clairement le rôle le plus déterminant dans le succès du processus d’onboarding. En charge de transmettre toutes les informations propres à l’environnement de travail, il porte la responsabilité de la montée en compétence progressive du salarié dans l’accomplissement des missions qui ont motivé son embauche.

Le N+1 devra fixer des points réguliers avec son onboardee pour veiller à la réussite de sa prise de poste : prise en main des outils, compréhension du fonctionnement intra et inter-service, connaissance produit/service… bref, il est le garant de l’intégration opérationnelle du nouveau salarié.

Le RH - référent sur l'administratif & le bien-être du salarié

Le RH, c’est celui qui pilote l’onboarding en entreprise dans sa globalité. Il veille à la disponibilité et à l’implication des autres parties prenantes au parcours d’intégration. Il est aussi en charge d’organiser l’arrivée du salarié : préparation du welcome kit, annonce de son recrutement aux salariés, visite des locaux, présentation de l’entreprise, rencontre avec les différents services, organisation du pot d’arrivée…

Il est également le référent du nouveau salarié pour tous les sujets administratifs : notes de frais, mutuelle et prévoyance, horaires, congés, télétravail… Il veille donc à la bonne compréhension des règles de fonctionnement de l’entreprise par le salarié.

Il aura à sa charge de veiller à la bonne intégration du salarié sur tous les sujets autres que l’opérationnel. 

Dans une démarche d’amélioration continue, le RH aura également pour rôle de recueillir du feedback auprès de la nouvelle recrue.

Le Parrain - digne représentant de la culture d’entreprise

Le rôle du parrain, communément appelé buddy,  sera de faciliter l’intégration du nouveau collaborateur. Il est choisi pour représenter la culture de l’entreprise, aider le nouveau salarié à comprendre ses codes et ses valeurs, à faire l’apprentissage des rapports sociaux entre les individus et à développer son sentiment d’appartenance à l’entreprise.

On privilégiera généralement un choix de parrain dont l’ancienneté est au moins supérieure à 1 an. Le buddy aura ainsi une connaissance suffisante du fonctionnement de l’entreprise et pourra plus facilement faire le lien avec l’ensemble des salariés. 

Le parrain est également  le garant de la bonne intégration de son filleul aux moments plus légers de la vie de l’entreprise : repas entre collègues, after work, activités extra-professionnelles…

S’appuyer sur la technologie

Un certain nombre d’outils peuvent vous permettre de formaliser et de structurer votre processus d’onboarding. S’appuyer sur des solutions numériques est d’autant plus important dans un contexte d’onboarding partiellement ou totalement distanciel.

Digitaliser son livret d’accueil

Le livret d’accueil est un support indispensable au nouveau salarié pour l’aider à trouver ses repères. Il regroupe l’ensemble des informations relatives au fonctionnement et à la culture de l’entreprise : informations pratiques, réglementation de l’entreprise, représentation du personnel… 

Des outils comme Notion, Trello ou Google Drive peuvent vous permettre d’organiser l’ensemble des informations dont devra s’imprégner l’onboardee au cours de ses premières semaines dans l’entreprise.

Organiser l’onboarding en mode projet

Nous l’avons vu, un processus d’onboarding complet implique la participation de différentes parties prenantes et se compose d’une multitude de tâches. Pour veiller à l’implication de chacun et au respect du planning pré-établi, la mise en place d’un outil de gestion de projet comme Trello peut faire sens. Certains outils de SIRH  disposent des fonctionnalités nécessaires au pilotage d’un parcours d’intégration.

Ainsi, le cadencement du parcours d’intégration pourra être respecté à la lettre et le RH en charge de son pilotage pourra veiller à sa bonne exécution.

La formation aux produits et services de l’entreprise

La formation produit est un enjeu majeur de la montée en compétences de l’onboardee. Des plateformes de e-learning comme 360Learning permettent de créer des formations didactiques et pédagogiques aux produits et aux services commercialisés par l’entreprise, et de valider les acquis via des tests.

Mesurer l’efficacité de votre onboarding

Le taux de rupture de période d’essai

Le taux de rupture de période d’essai est un indicateur important dans l’évaluation de  votre parcours d’intégration.

Qu’elle soit à l’initiative du salarié ou de l’entreprise, une rupture de période d’essai représente un coût significatif pour l’entreprise et doit être considéré comme un échec (voir notre article sur le coût d’un recrutement raté). Dès lors, un taux élevé de rupture peut mettre la puce à l’oreille à l’entreprise quant à ses problèmes d’intégration de nouveaux collaborateurs. Néanmoins, cet indicateur ne mettra pas en lumière les raisons de ces échecs. Le problème peut venir de la montée en compétences du salarié, ou de son intégration. D’autres indicateurs peuvent vous fournir plus d’éléments pour comprendre le pourquoi.

Mesurer la montée en compétences

Pour bien pouvoir suivre la montée en compétences de votre nouvelle recrue, vous devrez impérativement fixer des objectifs assortis de deadlines tout au long de l’onboarding,  sans quoi il vous sera difficile d’estimer de manière objective si votre salarié progresse au rythme espéré.

Le manager devra s’assurer régulièrement des avancées de son collaborateur au travers de points d’étape réguliers. Ce suivi de proximité permettra au manager d’être réactif et agile si le tir devait être rectifié.

Par ailleurs, un bilan sous la forme d’un entretien d’évaluation pourra intervenir en milieu de période d’essai. Le collaborateur pourra ainsi exprimer son ressenti quant à sa capacité à remplir les missions qui lui sont confiées, sa charge de travail etc….

Evaluez l’expérience collaborateur

Selon Gallup, 69% des employés français ne se sentent “pas engagés” dans leur entreprise, tandis que 25% d’entre eux se sentent « complètement désengagés”. Très souvent, les managers et les RH ne perçoivent pas la gravité d’une situation de désengagement au travail jusqu’au moment critique de la démission.

En cause notamment, un manque de culture du feedback de la part des managers, et des non-dits de la part des salariés.

Un certain nombre d’outils digitaux peuvent permettre de pallier ce problème : en véritable baromètre QVT, des solutions comme ZestMeUp ou Lucca (via son module dédié), peuvent permettre aux managers d’évaluer le niveau d’engagement et de QVT des salariés de manière automatisée, de comprendre les sources de motivation des collaborateurs, d’apporter des actions correctives si nécessaire et de mesurer l’impact de ces actions.

L’évaluation portera aussi bien sur les aspects opérationnels du métier de chacun (charge de travail, collaboration entre salariés etc…) que sur la culture et la vie de l’entreprise (sentiment d’appartenance, conditions de travail…).

Ces outils ont le mérite de dépersonnaliser le recueil de feedback et ainsi d’éviter les éventuels problèmes de communication entre un salarié et son manager. Ces solutions permettent une personnalisation totale de la grille d’évaluation, aussi bien en matière de structure que de fréquence (on privilégiera tout de même un recueil au maximum hebdomadaire, pour éviter de laisser des situations de mal-être planer trop longtemps).

Pour conclure

Nous espérons que cet article vous permettra de prendre conscience de l’importance de l’intégration, et de (re)structurer un parcours d’intégration efficace pour vos nouveaux collaborateurs. Un bon onboarding requiert un investissement en temps conséquent pour ses différentes parties prenantes : le cadencement rigoureux de chacune des étapes, et la compréhension de ses enjeux par l’ensemble des parties prenantes nous semblent être les clés principales de son succès.

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