Mettre en place un programme de recrutement par cooptation

La cooptation est un outil de recrutement interne et participatif, permettant généralement aux entreprises d’accéder à de nouveaux viviers de candidats. 
 
De plus en plus d’entreprises mettent en place des politiques de cooptation, d’autant plus dans des périodes de tension sur le marché du travail, où certains profils se font rares.
 
On s’est donc dit que c’était le bon moment pour faire un point sur cette alternative au recrutement et vous partager les bonnes pratiques d’un programme performant.
Sommaire de l'article

Cooptation: Définition, avantages et inconvénients

Définition de la cooptation

La cooptation désigne le fait pour une entreprise de faire appel aux réseaux de ses salariés pour recruter de nouveaux talents. Les salariés qui recommandent des personnes de leur réseau deviennent ainsi des coopteurs. On parlera de cooptés pour désigner les candidats recommandés par le salarié.  La cooptation est couramment appelée recrutement participatif.
 
Mais attention, il ne faut pas confondre cooptation et piston. En effet, le piston désigne la recommandation d’une personne que l’on apprécie alors que le recrutement participatif représente le fait de recommander quelqu’un pour les compétences qu’il a et qui peuvent être en adéquation avec le poste recherché.
 
Il est également important de préciser qu’un candidat coopté n’échappera pas au processus normal de recrutement. En effet, la cooptation est une excellente alternative aux techniques de recrutement traditionnelles visant à sourcer de nouveaux candidats, mais la personne cooptée doit passer toutes les étapes classiques d’un recrutement. Il faut veiller à ce qu’il n’y ait pas de favoritisme qui s’installe face aux candidats cooptés. Ils doivent être traités et reçus de la même manière que tous les autres candidats.

Les avantages de la cooptation

Une chose est sûre, la cooptation comporte de nombreux avantages et quand on en voit la liste, on ne voit aucune raison de ne pas se servir de ce super outil d’aide au recrutement !
 
En effet, elle permet de :
 
  1. Réduire les coûts et la durée des recrutements : les études montrent qu’en moyenne un recrutement par cooptation coûte 4 fois moins cher et que la durée d’un recrutement par cooptation prend moitié moins de temps

  2. Toucher des profils qui ne sont pas forcément en recherche d’emploi : les salariés vont parrainer des personnes de leur réseau qui ne sont pas nécessairement en recherche d’emploi et donc vous permettre d’avoir un vivier de candidats bien plus large et donc automatiquement plus de choix dans les candidats potentiels

  3. Faciliter les recrutements sur les profils pénuriques : le fait d’avoir accès au réseau de vos salariés vous permettra d’avoir accès plus facilement à des personnes qui ne sont pas sur le marché. Par exemple, la cooptation peut grandement faciliter le recrutement des développeurs

  4. Développer et véhiculer une bonne marque employeur : vous incluez vos collaborateurs dans le développement de l’entreprise,  vous leur faites confiance ce qui est un point important de la marque employeur. De plus vos salariés vont parler de vous à leur réseau, les potentiels cooptés vont entendre parler de votre entreprise, bref vous allez être visibles et de manière positive

  5. Impliquer les salariés dans la construction de l’équipe et donc de développer leur engagement au sein de l’entreprise

  6. Faciliter et accélérer l’intégration du salarié coopté car ce dernier connait généralement déjà les valeurs de l’entreprise, son fonctionnement et est souvent déjà imprégné de la culture interne grâce au coopteur

  7. Fidéliser les nouveaux collaborateurs. En effet, selon une étude ce l’ICIMS, un collaborateur coopté resterait 70% plus de temps au sein de l’entreprise qu’un salarié non coopté.
Après avoir relevé tous ces points positifs de la cooptation, avez-vous encore un doute sur le fait qu’elle sera bénéfique pour votre entreprise ? Nous, quand on lit ça on a envie d’en construire par centaines !

Les risques et inconvénients de la cooptation

La cooptation peut également avoir des aspects négatifs si certains éléments ne sont pas anticipés ou gérés correctement. On s’est donc intéressé aux dérives possibles du recrutement participatif pour que vous puissiez les anticiper dans la construction de votre programme.
 
Le premier risque, c’est celui de créer une « armée de clones ». Non pas celle de Star Wars, mais bien celle de votre entreprise si vos salariés finissent par coopter seulement des personnes qui viennent des mêmes milieux sociaux, qui ont fait les mêmes études, les mêmes écoles… 
 
Bref, vous voyez le principe : la richesse d’une entreprise passe bien souvent par la diversité de ses profils. La cooptation utilisée à outrance peut venir ternir cette diversité avec des profils très similaires au sein des effectifs. Pour bien se développer, une entreprise a besoin d’une pluralité de profils et de personnalités. Et puis on n’est pas certain que vous souhaitiez ressembler à Anakin Skywalker aka Dark Vador…
 

Le second danger porte sur l’accentuation des risques de discrimination : parité hommes / femmes, ethnicisation… Les programmes de cooptation impliquent des parties prenantes qui ne sont pas toujours sensibilisées à ces enjeux de diversité. Nous vous recommandons donc d’être vigilant sur ce point.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter l’article « Petits arrangements avec la diversité. Le recrutement entre marché et mobilisation salariale » rédigé par Sylvie Monchartre.

Mettre en place un programme de cooptation

Définir les règles de fonctionnement

Comme souvent dans les sujets RH, il faut des règles pour que les choses fonctionnent. La cooptation n’échappe pas à ce principe. La première chose à faire est donc de définir ce que vous souhaitez et ne souhaitez pas pour votre politique de cooptation.
 
On vous a donc préparé une liste (non exhaustive) de questions à vous poser pour en définir le fonctionnement :
 
  • Quels sont les objectifs recherchés pour l’entreprise en mettant en place une politique de cooptation ? Qu’est qu’on veut en tirer ?
  • Quels postes sont ouverts à la cooptation ?
  • Qui peut coopter ?
  • Comment proposer un candidat et à qui ?
  • Qui peut être coopté et qui ne peut pas l’être (famille, amis, collègue etc) ?
  • Faut-il mettre une limite de cooptation par an/salarié ?
  • Le programme de cooptation sera t’il ouvert aux candidatures spontanées ?
Lorsque vous avez les réponses à toutes ces questions, vous avez une bonne base de travail pour avancer sur votre projet de politique de cooptation.

Fixer la prime de cooptation

Une fois que vous avez défini les règles de fonctionnement de votre futur programme de cooptation, il faut décider de quelle manière vous rémunérez vos salariés. Car en effet, qui dit cooptation, dit contrepartie si vous voulez que cela fonctionne et que les salariés jouent le jeu.
 
Il n’existe pas de règles précises, ni d’obligation quant à la rémunération de la cooptation. Par contre il existe des bonnes pratiques pour que cette dernière soit efficace et que les salariés aient envie de s’engager dans le programme.
 
Il faut donc trouver le bon ajustement : la prime de cooptation doit être suffisamment attractive pour impliquer les salariés, mais que cela vous permette également de faire des économies par rapport aux cabinets de recrutement. Vous l’aurez compris, tout est une question d’équilibre.
  
Ce qui est généralement mis en place dans les entreprises c’est une prime de cooptation entre 500€ et 2000€.
 
Il existe autant de politiques de cooptation que d’entreprises. C’est à vous de décider et de définir ce qu’il est possible de mettre en place dans votre structure : il faut que cela corresponde à votre besoin, à vos valeurs, à vos finances…
 
Certaines entreprises versent une prime plus importante selon les cas. Pour un profil pénurique ou pour un besoin urgent par exemple, la prime de cooptation peut-être plus élevée. D’autres entreprises mettent en place des paliers selon le niveau d’expérience recherché. Par exemple pour un stagiaire la prime sera de 300€ alors que pour un profil top management la prime sera de 3000€.
 
A noter que la contrepartie donnée au coopteur n’est pas nécessairement financière. Certaines entreprises décident de rémunérer la cooptation par des chèques cadeaux, par des moments type restaurant gastronomique, week-end. Pour rappel, le montant total des chèques cadeaux est limité à 171€ par an, au-delà vous devrez payer des charges sociales.
 
D’autres entreprises font le choix de verser tout ou une partie de la prime à des associations au choix du salarié.

Lancer sa politique de cooptation : commencez simplement !

Maintenant que vous avez établi les règles et la rémunération de votre programme, il faut se lancer !
 
Pour nous, le lancement de votre programme de cooptation doit se résumer en un seul mot : SIMPLICITE.
 
En effet, pour que votre programme  soit efficace et fonctionne, il faut que les salariés jouent le jeu et aient envie de coopter des personnes de leur réseau. Mais il ne faut pas oublier que le recrutement n’est pas leur métier et que la cooptation est un « à côté » de leur poste : le processus de cooptation d’un candidat doit donc être clair et rapide !
 
Il existe différents logiciels pour créer, gérer et animer votre politique de recrutement participatif. Si vous ne souhaitez pas souscrire à l’un d’entre eux dans un premier temps, alors nous vous recommandons de mettre en place un formulaire de cooptation facile et rapide à remplir pour vos salariés.
 

Ce formulaire peut par exemple contenir les informations suivantes : nom et prénom du coopteur, nom et prénom du coopté, son numéro de téléphone, son adresse mail, pour quel poste le coopteur le recommande et éventuellement son CV si le coopteur l’a à disposition. Simple, efficace.

C’est ensuite aux personnes en charge du recrutement de prendre contact avec le coopté et l’intervention du coopteur s’arrête là. Il ne peut pas consacrer plus de temps à la cooptation et il ne faut pas oublier que le coopteur n’est pas formé à recruter.

On vous conseille également d’accompagner ce formulaire avec un mail type que les salariés vous enverront avec et qu’ils n’aient pas besoin de réfléchir à comment formuler un mail pour vous envoyer les coordonnées d’une personne de leur entourage.
Vous l’aurez compris, pour que votre programme de cooptation fonctionne on vous recommande vivement de faciliter le plus possible la tâche à vos salariés sinon cela risque d’être un frein pour eux. 

Communiquer en interne sur votre programme de cooptation

On y est, dernière partie. Cela signifie qu’on vous a livré à peu près toutes les clés pour mettre en place un programme de cooptation efficace (rien que ça) !
 
Il ne reste plus qu’à dévoiler votre programme à vos salariés et à lancer une communication interne pour que vos collaborateurs aient envie de s’investir dans ce nouveau dispositif.
 
On vous recommande donc de rédiger une note interne qui explique de manière claire et concise ce qu’est la cooptation et le programme que vous mettez en place. La note interne doit donner les « règles du jeu » à vos salariés, qu’ils sachent comment ça fonctionne, les limites, qui ils ont le droit de coopter ou non, le ou les montants des primes avec les modalités de fonctionnement et comment vous transmettre des candidatures.
 
Il faut donc que le formulaire de candidature ainsi que le mail type soient joints à la note.
 
N’oubliez pas de transmettre cette note interne à l’ensemble des nouveaux arrivants lors de leur onboarding.
 
Pour terminer, on vous recommande de communiquer régulièrement sur votre programme de cooptation :
 
  1. pour rappeler l’existence et le fonctionnement du programme (une fois par trimestre par exemple)

  2. sur les résultats de votre programme : annoncer les arrivées par cooptation, combien de recrutements fait par cooptation sur le semestre, l’année etc.
La cooptation c’est quelque chose de sympa en interne, alors n’hésitez pas à communiquer dessus régulièrement et de manière positive ! Plus vous communiquerez, plus vos salariés auront envie de s’investir dedans et plus les résultats seront intéressants pour l’entreprise.

Pour conclure

La cooptation est un outil de recrutement vraiment intéressant, qui permet d’intégrer de nouveaux talents tout en développant l’engagement des collaborateurs déjà présents. Il ne faut pas que ce soit le seul outil de recrutement pour garder une certaine diversité au sein de l’entreprise.
 
Le recrutement participatif se module comme vous le souhaitez et vous pouvez donc intégralement l’adapter à votre structure. Il n’y a pas de règles légales qui la réagisse, c’est donc à vous d’en déterminer le fonctionnement !
 
Mais si malgré tous ces conseils vous ne savez pas comment mettre en place votre politique de cooptation, nous serons ravis de vous accompagner et de vous aider à la structurer !
Partager
Newsletter La Ressource Humaine
Vous aimez nos articles ? Abonnez-vous !
Poursuivez votre lecture :