Entré en application le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) bouleverse le traitement des données à caractère personnel en entreprise.
Vous vous êtes sûrement soucié de votre conformité avec cette nouvelle réglementation vis-à-vis de vos clients et de votre cœur d’activité ?
Et en interne, avez-vous pensé à examiner le traitement des données personnelles de vos salariés ?
En tant que point névralgique de collecte des données du personnel, le volet RH est particulièrement concerné par le RGPD.
Profitons de cet article pour présenter le RGPD, se remémorer les enjeux et dresser l’inventaire des questions à se poser afin d’examiner vos pratiques RH au regard de cette norme.
Le RGPD est un texte qui rénove le cadre législatif visant à assurer un même niveau de protection des données personnelles au sein de l’Union Européenne.
Ce dernier a été incorporé au droit français par l’adaptation de la Loi Informatique et Libertés de 1978, qui connait un second souffle 40 ans après sa parution initiale.
Une donnée à caractère personnel se définit comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Le RGPD modifie substantiellement l’approche vis-à-vis de la protection des données en érigeant un principe de responsabilité.
Ainsi, toute structure privée ou publique (peu importe la taille et le secteur d’activité), qui collecte et/ou traite les données personnelles de ses salariés doit notamment :
Comme auparavant, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) est en charge de veiller à la protection des données.
A noter que les manquements au RGPD peuvent être plus lourdement sanctionnés qu’auparavant : une amende peut être portée jusqu’à 4% du CA mondial.
Afin d’éviter toute dérive, le RGPD a identifié 6 cas légaux de collecte :
Vous l’aurez compris, les données collectées doivent être strictement nécessaires et proportionnées au regard de l’objet du traitement.
Mettre en place ce type de registre permettra de recenser :
Une fois cette cartographie établie, vous pourrez aisément la comparer aux motifs de cas autorisés de traitement des données ci-dessus, faire le tri des données nécessaires ou superflues et identifier les éventuels points problématiques (faille de sécurité, domaines où il sera nécessaire de recueillir des consentements, etc.).
NB : la Cnil met à disposition un modèle de registre sur son site internet que nous recommandons vivement.
L’ensemble du domaine RH est par essence « sensible » au regard du RGPD.
Certains points méritent tout de même votre attention particulière :
Ces quelques questions sont destinées à vous aider à cerner les principaux impacts RH, poser un premier diagnostic de conformité et interroger les autres parties prenantes.
NB : la CNIL propose une boîte à outils pour de gérer sa conformité et y voir plus clair !
Que l’entreprise soit en bons termes ou pas avec ses candidats, anciens et actuels collaborateurs, ceux-ci ont le droit d’accéder aux données les concernant et peuvent en demander la rectification comme la suppression (une fois leur sortie effective).
D’où l’intérêt de savoir où sont stockées les données pour répondre dans le temps imparti d’un mois. Il est à parier que les contentieux seront nombreux !
Le questionnement autour des « datas » ne fait que commencer. Les interrogations grandiront à mesure de la digitalisation croissante des données RH…qui est le reflet de la numérisation de notre société.
Si c’est un vrai défi, c’est aussi l’opportunité de communiquer de façon transparente avec les salariés et l’occasion sensibiliser par ce biais au bon usage des technologies/datas dans l’entreprise…
Afin d’adopter de bons réflexes, vous pouvez suivre l’Atelier RGPD de la CNIL. Il s’agit de 4 modules gratuits avec certification à la clef. Pour aller plus loin, nous sommes disposés à vous accompagner dans la gestion du volet RH du RGPD et à réfléchir avec vous à l’optimisation de de votre gestion RH, n’hésitez pas à nous contacter.
L’employeur a un devoir d’information auprès de ses salariés. L’obligation d’affichage est là pour répondre à ce devoir d’information. Les informations à afficher dépendent de l’effectif et de l’activité de l’entreprise.
La période d’essai est une des clauses les plus souvent présentes dans les contrats de travail. La rédaction d’une clause de période d’essai ne va pas de soi, et doit être traitée avec une grande attention. Retrouvez l’ensemble des points de vigilance pour les périodes d’essai en CDI.
Dès l’embauche du premier salarié, la règlementation prévoit la mise en place de registres obligatoires, qui font régulièrement l’objet de contrôles par l’inspection du travail. Vous devez être particulièrement attentifs à la tenue et la mise à jour régulière de ces registres.
