Baptiste Renault
15 janvier 2025
Tout savoir sur la transparence salariale et ce qui va changer pour les employeurs et salariés en France. Anticipez les enjeux dès maintenant !
La conformité RH, ce n’est pas juste une case à cocher. Aujourd’hui, c’est un pilier essentiel pour structurer la gestion des ressources humaines de votre entreprise, sécuriser votre activité et éviter des erreurs qui peuvent coûter (très) cher.
Pour les dirigeants de TPE et PME, qui agissent bien souvent comme responsables conformité de l’entreprise, il est indispensable de mettre en place des pratiques à la fois simples, efficaces et conformes aux différentes sources du droit du travail. L’objectif : répondre à la réglementation tout en posant les bases solides d’une culture d’entreprise saine, permettant à vos équipes de grandir dans un cadre clair et sécurisé.
Cet article vous guide pas à pas pour comprendre les enjeux de la gestion de la conformité RH, préparer les bases d’un diagnostic de conformité RH et ainsi sécuriser votre entreprise.
Sommaire de l'article
Règlementation : être dans les règles du début à la fin
Registre du personnel, DPAE et affichages non conformes
Certains documents RH ne sont pas à prendre à la légère : ils sont indispensables pour prouver que tout est conforme et éviter de gros ennuis en cas de contrôle.
Le registre unique du personnel, au format papier ou numérique, doit contenir un ensemble de données personnelles sur les employés, leurs postes et leurs contrats. Il doit être tenu à jour à chaque modification. Cette pièce peut être exigée lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’une demande de l’URSSAF.
En cas de non-conformité (absence ou informations erronées), l’inspection du travail ou l’URSSAF peut vous sanctionner d’une amende de 750 € par salarié concerné.
Autre étape importante : la DPAE, la Déclaration Préalable à l’Embauche. Elle doit être envoyée à l’URSSAF avant l’arrivée du salarié.
Un oubli ou envoi tardif peut impliquer un délit de travail dissimulé, passible de 3 ans de prison pour le dirigeant et d’une contravention pouvant aller jusqu’à 225 000€ pour l’entreprise. Des sanctions complémentaires peuvent également s’ajouter, comme la suppression de certaines aides.
Enfin, l’affichage réglementaire doit obligatoirement être visibles dans vos locaux : les horaires, consignes incendie, coordonnées de la médecine du travail…
Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes jusqu’à 750 €, selon la gravité du cas.
Non-respect des procédures disciplinaires, de licenciement ou de rupture conventionnelle
Mettre fin à une collaboration ne s’improvise pas, et la seule solution pour garantir une séparation dans les règles est de suivre la procédure avec précision. Un licenciement sans entretien préalable ou une rupture conventionnelle non homologuée sont sanctionnables par le conseil de prud’hommes.
Sanctionner un salarié suppose d’abord un entretien préalable, suivi d’une notification écrite et motivée, le tout dans des délais strictement encadrés.
Licencier nécessite un motif réel et sérieux et le suivi d’une procédure contradictoire.
En cas de licenciement irrégulier (par exemple, sans entretien ou sans lettre) le salarié peut obtenir jusqu’à un mois de salaire en réparation. S’il est injustifié, l’indemnisation est alors encadrée par le barème Macron, pouvant aller jusqu’à 20 mois de salaire selon l’ancienneté.
Mais attention : un licenciement discriminatoire ou nul peut entraîner la réintégration du salarié, accompagnée d’une indemnité minimale de 6 mois de salaire.
Quant à la rupture conventionnelle, elle se formalise à travers un formulaire Cerfa, des entretiens obligatoires, puis une homologation par l’administration. C’est la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) qui valide, ou non, la rupture.
En cas d’invalidité, le contrat n’est pas rompu.
Absence de CSE
Le CSE (Comité Social et Économique) est l’instance représentative du personnel. Il devient obligatoire dès 11 salariés présents dans l’entreprise pendant 12 mois consécutifs.
Ses modalités de fonctionnement, elles, varient selon la taille de l’effectif.
Et qui dit obligation, dit sanctions en cas de manquement.
L’absence de CSE constitue un délit d’entrave, passible du tribunal correctionnel :
Jusqu’à 1 an de prison et 7 500 € d’amende pour l’employeur,
Et 37 500 € pour l’entreprise.
Embauche de salariés étrangers sans formalités complètes
Lors de l’embauche d’un salarié étranger hors Union européenne, celui-ci doit impérativement détenir une autorisation de travailler valide, comme un titre de séjour portant la mention « salarié ».
En tant que dirigeant, vous êtes responsable de cette vérification.
Comment ? En contactant la préfecture par mail et en conservant la preuve pendant 5 ans.
Sans vérification ou sans conservation, les sanctions peuvent être lourdes, et jugées par le tribunal correctionnel :
Jusqu’à 15 000 € d’amende par salarié étranger,
5 ans de prison en cas de récidive,
Risque de fermeture administrative de l’entreprise,
Interdiction de percevoir des aides publiques pendant 5 ans,
Et même des dommages-intérêts à verser au salarié pour le préjudice subi.
Santé et sécurité au travail : la prévention au quotidien
DUERP absent, jamais mis à jour ou non suivi
Outil central de votre gestion des risques, le DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels) est obligatoire dès le premier salarié.
Il recense l’ensemble des risques auxquels sont exposés vos collaborateurs.
Le DUERP doit être :
Accessible aux employés, au CSE, au service de santé et à l’inspection du travail
Mis à jour après chaque changement majeur (nouveau local, réorganisation, etc.)
Actualisé au moins une fois par an
L’inspection du travail est chargée de contrôler sa conformité. En cas d’absence ou de non-mise à jour, l’entreprise s’expose à une contravention de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive.
En cas d’accident grave, si le risque en cause n’a pas été identifié dans le document unique, la responsabilité du dirigeant peut être engagée. Il encourt donc une peine de prison.
À défaut, les décisions prises sans consultation peuvent être annulées, et le responsable risque jusqu’à un an d’emprisonnement et 7 500 € d’amende.
Visites médicales obligatoires non réalisées
Plusieurs visites médicales doivent être mises en place, et ce, dès la première embauche. Elles permettent de s’assurer que le salarié est apte à son poste, tout en respectant les obligations légales.
Voici les principales visites à organiser :
La visite d’information et de prévention (VIP), pour anticiper d’éventuels problèmes liés au poste,
Une visite périodique, tous les 2 à 5 ans selon la nature des missions,
La visite de reprise, après un arrêt prolongé,
Et un suivi renforcé, si le poste présente des dangers particuliers.
Oublier une visite ou mal suivre vos collaborateurs peut vous exposer à une contravention de 5e classe : 1 500 € par salarié, infligée par l’inspection ou la médecine du travail.
Et en cas d’accident ou de maladie professionnelle, la facture peut grimper : augmentation des cotisations AT/MP et indemnités souvent très élevées à verser au salarié.
Manque d'informations ou de formations sécurité
Des informations ou des formations liées aux menaces professionnelles doivent également être organisées. Elles sont obligatoires dans plusieurs situations :
À l’embauche,
En cas de changement de poste ou de nouveau matériel,
Ou encore pour préparer les collaborateurs aux gestes de premiers secours, à la gestion d’un incendie…
En cas d’accident, si l’on prouve qu’une formation requise aurait permis de réduire le risque, le dirigeant peut être reconnu coupable de faute inexcusable par le tribunal des affaires de sécurité sociale. Les conséquences ? Rente majorée pour le salarié et indemnités complémentaires à verser.
Matériel de secours et dispositifs incendie non opérationnels
Pour assurer la sécurité de vos collaborateurs, du matériel de premiers secours et des extincteurs doivent être disponibles et facilement accessibles.
Comme vu avec les affichages obligatoires, les consignes de sécurité et d’évacuation doivent, elles aussi, être clairement visibles dans les locaux.
En cas de manquement, l’inspection du travail peut vous attribuer une contravention de 5e classe, soit 1 500 € par infraction constatée.
Et si un accident survient et qu’il est aggravé par l’absence de moyens adaptés, votre responsabilité pénale peut être engagée. Cela peut aller jusqu’à des poursuites devant le tribunal correctionnel, avec à la clé : contraventions, dommages-intérêts, voire fermeture temporaire de l’établissement.
Contrats et temps de travail : les clés d’une bonne organisation
Contrats incomplets ou non conformes
Tout salarié, peu importe son statut ou son poste, doit disposer d’un contrat de travail écrit remis par l’employeur. Ce document pose les bases d’une collaboration saine et encadrée.
Certaines données sont obligatoires : le poste occupé, la rémunération, l’identité du salarié, etc.
Pour les CDD et les temps partiels, un contrat écrit est impératif, avec des clauses spécifiques : répartition des horaires, durée précise, et mentions obligatoires supplémentaires.
Les clauses sensibles comme la non-concurrence sont strictement encadrées par la loi. Elles doivent répondre à des conditions précises (durée, périmètre, contrepartie financière…) pour être valides.
En cas de manquement, les risques juridiques sont bien réels :
Un CDD sans écrit ou sans motif peut être requalifié en CDI par les prud’hommes, avec une indemnité d’au moins un mois de salaire à la clé,
Un temps partiel sans écrit peut être requalifié en temps plein,
Une clause de non-concurrence abusive (trop longue ou trop large géographiquement) peut donner lieu à des dommages-intérêts si elle cause un préjudice au salarié,
Et l’absence de trace écrite pour un stagiaire ou un freelance peut être considérée comme du travail dissimulé : jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende.
Dépassement des durées maximales légales de travail
Tout le monde connaît le classique 35 heures par semaine. Mais d’autres organisations du temps sont possibles… sous réserve de respecter les limites fixées par le Code du travail :
10 heures maximum par jour,
48 heures maximum par semaine mais avec une moyenne de 44 heures sur 12 semaines,
11 heures de repos consécutives entre deux journées,
24 heures minimum de repos hebdomadaire.
Ces plafonds peuvent évoluer dans certains cas, sous réserve de dérogations spécifiques.
Si ces limites sont dépassées, l’inspection du travail peut intervenir avec une contravention de 750 € par salarié concerné.
Et si l’un de vos employés subit un préjudice lié à une surcharge horaire, il peut saisir les prud’hommes. Vous risquez alors une condamnation, assortie de dommages-intérêts.
Heures supplémentaires non suivies ou non payées
Une heure devient « supplémentaire » dès lors que les 35 heures hebdomadaires réglementaires sont dépassées, que ce soit prévu dans le contrat ou non.
Ces heures doivent être comptabilisées précisément, puis majorées selon les taux définis dans votre Convention Collective.
Elles peuvent aussi, si un accord le prévoit, être compensées en repos.
Rien n’impose au dirigeant de suivre personnellement les horaires de ses salariés… mais il est fortement recommandé de le faire, surtout pour éviter d’éventuels litiges devant les prud’hommes.
Et attention : si les heures supplémentaires ne sont ni comptées ni rémunérées, cela peut être considéré comme du travail dissimulé.
Les sanctions sont lourdes : jusqu’à 45 000 € et 3 ans d’emprisonnement.
Congés payés mal gérés
Eh oui, les congés payés, c’est aussi strictement encadrés que le temps passé en entreprise !
En tant qu’employeur, vous devez accorder 5 semaines de congés payés par an à chaque salarié, et les informer des périodes possibles pour les prendre.
Si un salarié ne prend pas ses congés, vous vous exposez à des dommages-intérêts fixés par les prud’hommes, ainsi qu’à un paiement compensatoire.
Confiez votre diagnostic de conformité à un expert RH
Sécurisez votre entreprise en confiant votre audit de conformité RH à un expert. Cette prestation vous permet de faire le point sur vos obligations, la conformité de vos pratiques et les éventuelles risques pour votre organisation.
Gestion de la paie et administration du personnel
Salaire en dessous du SMIC ou des minima conventionnels
Votre politique de rémunération doit garantir que chaque salarié perçoit une rémunération au moins égale au SMIC (réévalué chaque année) ou, selon le cas, au minimum conventionnel prévu par sa classification et la convention collective applicable.
En cas de non-respect, l’inspection du travail peut infliger une contravention de 1 500 € par salarié concerné.
Un salaire en dessous du minimum légal est considéré comme un manquement grave. Devant les prud’hommes, cela peut entraîner une rupture du contrat aux torts de l’employeur, et ouvrir droit à des dommages-intérêts si le salarié prouve un préjudice.
Erreurs ou retards de paie, bulletins non conformes
La remise des salaires doit, elle aussi, se faire dans les règles.
Chaque mois, vous devez assurer le versement de la rémunération de vos collaborateurs à date fixe et régulière.
En cas de retard important ou d’absence de paiement, les prud’hommes peuvent prononcer le paiement forcé, des intérêts de retard, voire une rupture du contrat à vos torts.
Chaque versement doit être accompagné d’un bulletin de paie conforme avec des données conformes, notamment : le poste, le taux horaire, les congés, etc.
En cas de contrôle URSSAF ou de l’inspection du travail, tout défaut de conformité sur ces bulletins peut entraîner une amende de 450 à 750 € par fiche.
Et si une partie du salaire est volontairement cachée, cela peut être requalifié en travail dissimulé, avec les sanctions lourdes que cela implique.
Omissions des contributions légales (formation, apprentissage, AGEFIPH)
Faire grandir votre entreprise, c’est aussi faire évoluer vos collaborateurs.
Et pour cela, votre participation à la formation professionnelle et à l’apprentissage est obligatoire.
En cas d’oubli ou de défaut de versement, vous risquez des pénalités et majorations de retard.
Autre obligation si vous avez plus de 20 salariés : la contribution à l’AGEFIPH, dédiée à l’emploi des personnes en situation de handicap.
Si vous ne respectez pas le quota minimum de travailleurs handicapés, une contribution forfaitaire vous sera imposée, avec des majorations possibles si aucune action n’est mise en place pour y remédier.
Recrutement : transparence et égalité
Discrimination à l’embauche ou dans la gestion interne
Atteinte fondamentale au droit du travail, la discrimination est le fait de traiter différemment un collaborateur en raison de critères dits protégés : couleur de peau, sexe, âge, orientation sexuelle, état de santé, origine, religion…
Elle peut survenir dès l’embauche — par exemple, avec une question comme “Vous comptez avoir des enfants ?” ou un refus basé sur l’un de ces critères.
Mais elle peut aussi apparaître en cours de contrat, si un salarié est traité différemment sans justification objective.
Et c’est strictement interdit.
Une discrimination avérée est un délit pénal, jugé par le tribunal correctionnel, passible de jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende.
Ces peines peuvent être alourdies selon les circonstances.
Côté prud’hommes, un licenciement discriminatoire est automatiquement annulé : le salarié peut être réintégré, avec à la clé une indemnité d’au moins 6 mois de salaire.
Et attention à l’impact réputationnel : si le Défenseur des droits est saisi, l’affaire peut aussi prendre une tournure publique, avec un fort risque médiatique pour l’entreprise.
Rémunération : équité et conformité
Inégalités salariales hommes-femmes
L’inégalité salariale homme-femme reste l’une des discriminations les plus fréquentes en entreprise.
Et pourtant, la règle est simple : à poste égal, salaire égal. C’est une obligation légale.
Si des écarts injustifiés sont constatés, notamment par les prud’hommes, vous pouvez être condamné à verser les rappels de salaire avec intérêts… et à payer des dommages-intérêts en cas de préjudice.
Les entreprises d’au moins 50 salariés ont, en plus, l’obligation de publier chaque année leur index de l’égalité professionnelle.
En cas d’absence de publication, la DREETS peut déclencher une mise en demeure, assortie d’une sanction pouvant aller jusqu’à 1 % de la masse salariale, et même d’une publication publique de cette sanction.
Et ce n’est pas fini : dès 2026, une nouvelle obligation viendra renforcer cette lutte contre l’inégalité la transparence des salaires !
Gestion des compétences : développement et suivi
Entretiens professionnels non réalisés
Deux entretiens sont obligatoires dans la vie de chaque salarié, et c’est à vous de les organiser (et d’en garder une trace !) :
L’entretien professionnel tous les 2 ans : rien à voir avec l’évaluation annuelle. Ici, on parle de perspectives d’évolution, projets pro et formations utiles.
Le bilan récapitulatif tous les 6 ans : il permet de s’assurer que l’employé a bien bénéficié des entretiens, d’une formation ou d’une évolution.
Et attention, ça ne doit pas rester de la théorie.
Des preuves doivent être conservées pour prouver la bonne tenue de ces entretiens et les actions proposées.
En cas d’oubli ? Prud’hommes possibles. Et si la DREETS ou la Caisse des Dépôts constate un manquement au bout de 6 ans, un abondement correctif de 3 000 € devra être versé sur le Compte Personnel de Formation du salarié concerné.
Environnement de travail : climat social et bien-être
Non-respect des obligations d’hygiène et des conditions de travail minimales
En tant que dirigeant, vous avez l’obligation d’offrir à vos salariés un environnement de travail sûr, sain et adapté, dès leur arrivée.
Concrètement, cela veut dire :
Des sanitaires propres et accessibles
Des vestiaires, points d’eau ou salles de repos selon la taille de l’équipe
Une bonne aération, un éclairage correct, une température supportable… bref, un environnement de qualité
Et si vous êtes en coworking ou en télétravail partiel ? Ces règles restent valables !
En cas de manquement, l’Inspection du travail, la CARSAT ou le service de santé au travail peuvent intervenir.
Une contravention de 5e classe peut alors être attribuée : 1 500 € par infraction constatée.
Si rien n’est fait pour mettre en conformité les locaux dans les délais, la fermeture temporaire de vos locaux peut être ordonnée.
Et si l’un de vos employés est victime d’un accident ou d’une maladie liée aux conditions d’accueil ?
La faute inexcusable de l’employeur peut être reconnue par la CPAM ou le tribunal.
Ce qui implique une indemnisation majorée, des dommages-intérêts, et une lourde responsabilité juridique.
Pour conclure
De notre point de vue, la conformité RH, ce n’est pas juste une affaire de réglementation. C’est un vrai levier stratégique pour structurer durablement votre entreprise. Comme vous l’avez vu, certaines erreurs peuvent coûter cher… financièrement, juridiquement, mais aussi en termes de réputation.
Et avec une réglementation complexe qui évolue en permanence, difficile de savoir si vos pratiques sont vraiment au claires.
Mais par où commencer ? Comment identifier précisément les zones de risque spécifiques à votre structure ?
C’est exactement ce que permet notre audit de conformité RH personnalisé, adapté à vos spécificités conventionnelles. Clair, rapide, et 100 % adapté à la réalité des dirigeants de petites structures.
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Camille Savourat
Chargée de Communication et Marketing
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