Recruter en alternance : choisir entre contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation

Dans notre article précédent consacré au recrutement de collaborateurs en alternance au sein des petites entreprises, nous avons présenté les bénéfices de cette formule ainsi que les pré-requis nécessaires à une collaboration fructueuse.
 
Peut-être avez-vous démarré un process de recrutement en alternance et de nouvelles questions ont émergé : Quel contrat d’alternance choisir et pourquoi ? Quels points de vigilance ? Comment gérer la phase administrative avec l’école et mon OPCO ?
 
Dans cet article, nous allons un peu plus loin en vous présentant des éléments de nature à vous aider à choisir le contrat d’alternance le plus judicieux pour votre entreprise et l’alternant.
En effet, vous avez le choix entre le contrat de professionnalisation et le contrat d’apprentissage qui sont deux contrats de travail de type particulier. Ils combinent enseignement théorique (cours) et périodes passées en entreprise pour l’obtention d’un diplôme ou certification.
 
Si depuis la réforme de 2018, ces deux dispositifs ont de nombreux points communs, certains éléments diffèrent (rémunération minimale, durée, temps d’enseignement obligatoire, etc…) et d’autres nécessitent un arbitrage.
 
Nous vous proposerons ensuite quelques conseils d’ordre pratique pour réussir sans encombre la phase administrative.
Sommaire de l'article

Les contraintes et obligations liées au choix entre un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation

Notre article vise à vous aider à faire un choix. Or, dans certaines situations, la forme du contrat est imposée d’office.
 
C’est par exemple le cas lorsque :

Votre convention collective ou un accord d’entreprise vous impose un type de contrat

Dans ce cas-là, il serait préconisé de suivre les recommandations conventionnelles, sauf dans les cas de très vieilles conventions collectives qui mentionnaient le seul recours au contrat d’apprentissage parce que le contrat de professionnalisation n’existait pas encore.

L’école exige une typologie de contrat spécifique

Ces dernières années, les dispositifs s’étant rapprochés, les écoles sont plus souples qu’auparavant quant au type de contrat d’alternance, mais il arrive que pour des raisons liées au volume horaire des cours ou un autre motif, un type de contrat soit privilégié. 

A moins que cela soit en votre grande défaveur (ex : perte d’une aide financière), il est préconisé de suivre les recommandations de l’école.

La situation de l’alternant impose le type de contrat

Si vous souhaitez accueillir une personne de plus de 30 ans, le contrat de professionnalisation sera la règle sauf exceptions limitativement prévues par le Code du travail qui permettent le recours au contrat d’apprentissage (handicap, reconversion, poursuite d’étude). Le risque étant le refus de prise en charge financière de votre OPCO et la requalification en contrat de travail de droit commun (avec paiement des charges sociales totales).

La durée du contrat et le volume global de cours théoriques

Une nuance de taille existe entre le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation : le contrat d’apprentissage impose que le volume d’apprentissage théorique (cours à l’école) soit au moins égal à 25% de la durée de contrat, soit environ 400h pour un contrat d’un an à 35 heures.
Pour les contrats de professionnalisation, ce seuil est fixé à minimum 150 heures et doit constituer entre 15 et 25 % de la durée totale du contrat.
Concrètement, le contrat de professionnalisation est adapté en cas de volume horaire de cours faible.
Le volume horaire est généralement indiqué sur la plaquette de la formation. En cas de doute, n’hésitez pas à demander à l’école quel dispositif est le plus adapté, voire à vérifier le point avec votre OPCO.

Le futur alternant souhaite une forme de contrat spécifique

Il arrive en entretien que des candidats marquent leur préférence pour un type de contrat précis. Dans ce cas-là, si le choix du candidat n’est pas le vôtre, il importe de comprendre les arguments de ce dernier (freins ? rémunération ? fiscalité ?) et de trouver un terrain d’entente si aucune contrainte préalable n’existe.

Les différences à connaitre entre contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation

Les rémunérations minimales

Le Code du travail a mis en place des seuils de rémunération minimale différents pour les deux contrats, vous les trouverez à cet endroit.
En outre, il est probable que votre convention collective a elle aussi fixé ses propres paliers de rémunération, qui reposent souvent sur des modes de calculs différents en fonction du type de contrat. Ainsi, il vous faudra vérifier ce point et vous y conformer.
 
Trois petites précisions qui pourraient être utiles :
 
  • si le seuil de votre convention collective est inférieur au seuil légal, vous devez appliquer ce dernier,
  • les seuils légaux constituent des minima : vous pouvez décider d’octroyer une rémunération supérieure à l’alternant, d’autant que les allègements de charges accordés permettent parfois d’être plus « généreux »,
  • si vous embauchez un alternant qui commence sa formation avant d’intégrer l’entreprise, la rémunération est due à compter de la première heure de cours et non à partir de la présence effective en entreprise car le contrat d’alternance est par essence composé des phases cours / entreprise… En quelque sort l’alternant est rémunéré pour apprendre.

La prise en charge financière par l’OPCO

Les conditions de prise en charge des frais pédagogiques de formation sont propres à chaque OPCO. Il peut y avoir des différences très importantes en fonction du type de contrat, mais aussi du domaine de formation.
Ici, notre conseil est de demander systématiquement une simulation de prise en charge à votre OPCO pour déterminer le dispositif le plus avantageux en fonction de la formation et de la durée de contrat envisagée.

Les aides existantes du moment

Vous n’avez pas de contrainte spécifique ? Fort bien ! Si vous avez connaissance de l’existence d’aides financières en faveur de l’alternance, il pourrait être judicieux d’opter pour le contrat faisant l’objet d’un coup de pouce financier.
Notre conseil : toujours demander à votre conseiller formation ou l’interlocuteur administratif de votre OPCO si vous êtes éligible à une/des aides et si possible, si celle-ci est compatible avec la formation de votre futur alternant.

Les démarches administratives pour conclure un contrat d'alternance

Votre choix de contrat est fait ? C’est super !
Il vous reste désormais à réaliser le fameux dossier de prise en charge pour l’OPCO et le CERFA qui constitue en pratique le contrat de travail de votre futur alternant (nous ne vous les fournissons pas car ils évoluent chaque année mais votre OPCO ou l’organisme de formation de votre futur alternant peuvent vous les fournir !)
 
Voici quelques astuces qui vous permettront de réaliser avec brio les formalités administratives avec l’établissement de formation et votre OPCO.

Avant de vous atteler au remplissage du CERFA/ contrat d’alternance

Nous recommandons de réunir au préalable les éléments suivants (pour éviter la crise de nerfs) :

  • Coordonnées de l’établissement de formation et celles des responsables pédagogique et administratif de la formation concernée. Il est fort possible que le futur alternant dispose d’un « contact école » ou d’un référent qui sera votre point d’entrée pour gérer la phase administrative.
  • Documents relatifs à la formation : le programme de formation + contrat de formation + planning prévisionnel des cours. Idéalement, ces pièces mentionnent le volume horaire théorique de cours, le « code de la formation », les noms des « contacts entreprises », etc.
  • Documents et informations liés à l’alternant : copie recto-verso de la carte d’identité, copie de la carte vitale ou attestation de sécurité sociale à jour (qui servira aussi pour la déclaration d’embauche), adresse physique de l’alternant
  • Informations relatives au maitre d’apprentissage/tuteur : identité du tuteur/maitre d’apprentissage et sa date de naissance

Remplir le CERFA/ contrat d’alternance

Cela parait évident, mais la notice jointe au CERFA sera particulièrement utile pour le compléter avec les informations recueillies avant de vous lancer : vous allez gagner un temps précieux.
 
Vous pouvez ajouter des annexes au CERFA si vous souhaitez préciser des éléments complémentaires : avantages sociaux, congés, clause de confidentialité ou d’exclusivité, bref, tout élément que vous jugeriez utile car les CERFA sont génériques et le fonctionnement de votre entreprise, lui, est unique.
 
Si vous avez rempli le CERFA et que vous avez un doute sur une ou plusieurs cases, n’hésitez pas à en informer l’OPCO lors de l’envoi des documents pour la prise en charge. L’OPCO vous demandera le CERFA rempli et signé par les parties, le contrat de formation signé par l’école et votre entreprise et selon les OPCO, d’autres documents (planning des cours, etc.).
 
Deux éléments sont à préciser :
 
  • Le CERFA ne dispense pas de réaliser Déclaration unique d’embauche,
  • il est opportun de sensibiliser impérativement l’alternant sur le fait que le CERFA constitue le contrat de travail : il doit être conservé précieusement ainsi que ses fiches de paie pour faire valoir ses droits sociaux/à la retraite et s’il enchaine avec une autre alternance.

Quid du bon timing/tempo pour réaliser les démarches ?

Il nous semble essentiel de réunir les éléments le plutôt possible pour effectuer la demande de prise en charge auprès de l’OPCO dans les meilleurs délais et éviter l’engorgement administratif de septembre/octobre.
 
Concrètement, dès que l’alternant est sélectionné, il est judicieux de se mettre en relation avec l’école qui a peut-être elle aussi un processus d’inscription qui se rajoute aux obligations légales. Ce process s’intercale avec les délais légaux et cela peut être chronophage (exemple : RDV tuteur, page entreprise à réaliser, etc.).
 
Sachez que juridiquement, le CERFA doit être déposé par l’employeur auprès de l’OPCO au plus tard 5 jours ouvrables après le début de l’exécution du contrat de travail, soit le début de la formation ou de la présence en entreprise. Nous préconisons d’anticiper largement ce délai afin que l’OPCO ait le temps de traiter votre demande (et vous signaler un éventuel « couac »), étant précisé que désormais, tout peut être réalisé par voie dématérialisée.
 
Théoriquement, un OPCO peut refuser une prise en charge en cas de non-respect des délais, s’il manque une signature (vérifiez bien !) ou si « quelque chose cloche » concernant la formation et la rémunération minimale.

Pour conclure

Au terme de cet article, vous voilà désormais armé pour sélectionner le contrat d’alternance adapté et réussir les démarches administratives pour passer à la phase la plus intéressante : préparer l’intégration du jeune au sein de votre structure.
 
Certains futurs alternants sont stressés et craignent que l’entreprise change d’avis au dernier moment. Pour rassurer l’alternant et amorcer doucement la phase d’onboarding, n’hésitez pas à l’impliquer dans les démarches, lui envoyer des emails pour l’informer de sa date d’arrivée, ou l’appeler régulièrement, notamment si il y a un grand laps de temps entre la conclusion du contrat et le début effectif.
 
Nous vous souhaitons une (future) alternance fructueuse et nous nous tenons à votre disposition pour vous accompagner pour recruter et/ou vous accompagner dans la gestion de votre campagne d’alternance.
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