Réussir vos recrutements : définir le besoin

Le recrutement est une activité stratégique pour l’entreprise, qui a besoin d’avoir les compétences nécessaires à la réalisation de ses projets. C’est aussi une activité risquée : un recrutement raté peut avoir un coût très important.

Les échecs sont plus fréquents qu’on le croit, puisque 36% des CDI sont rompus avant la première année d’ancienneté dans l’entreprise.

Heureusement, il existe des méthodes et des outils à employer pour fiabiliser vos recrutements, et maximiser vos chances de succès.

Une des premières sources d’erreur est de minimiser l’importance de la phase amont du recrutement, qui consiste à définir très précisément votre besoin, en vous fixant deux objectifs :

  • identifier les raisons qui vous poussent à recruter et définir le contexte du recrutement
  • définir les critères de votre recherche, qui vous permettront de dessiner le profil de poste

Nous allons détailler ces deux objectifs dans cet article.

Sommaire de l'article

Définir le périmètre du projet de recrutement

Avant de se lancer dans le processus de recrutement, il peut être utile de vous poser des questions simples, mais fondamentales, pour préciser les contours de votre besoin.

Recrutement externe ou promotion / mobilité interne ?

C’est toujours la première question à vous poser lorsque vous entamez une démarche de recrutement. Vous devez vous interroger sur la possibilité de faire progresser un collaborateur déjà présent dans l’équipe (à travers une promotion), ou de répondre aux souhaits d’un salarié de changer de poste ou de service (à travers une mobilité horizontale, en passant par exemple du service commercial au service marketing).

Pour identifier ces opportunités, vous pouvez vous appuyer sur les conclusions de vos processus d’entretiens annuels d’évaluation ou d’entretiens professionnels.

Quel niveau d'expérience ?

Avez-vous besoin d’un profil junior, que vous pourrez former aux pratiques de votre entreprise, mais qui demandera plus d’encadrement managérial ? Ou un profil sénior, qui pourra faire monter en compétences le reste de l’équipe, mais qui aura plus d’attentes en matière de salaire ?

Quel type de contrat ?

Le type de contrat doit être décidé en fonction de la nature du besoin de l’entreprise : est-il lié à un projet particulier, limité dans le temps, en réponse à une commande exceptionnelle ? Au contraire, s’agit t-il d’un besoin pérenne pour l’entreprise ?

Quel timing ?

Vous devez vous interrogez sur vos capacités à dégager du temps pour mener le processus de recrutement à bien, puis pour former et intégrer correctement le nouveau salarié. Vous devez également tenir compte du fait que l’identification du bon candidat peut prendre du temps, et que votre futur collaborateur aura sans doute un préavis à effectuer. Pour un recrutement de cadre, il n’est pas rare de devoir patienter 6 mois entre l’expression du besoin et l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

Si votre activité est marquée par une saisonnalité forte, pensez à bien anticiper vos campagnes de recrutement pour disposer des bonnes ressources au bon moment.

Quels objectifs ce recrutement doit-il vous aider à remplir ?

Recruter un nouveau collaborateur est un investissement conséquent, qui vous engage sur du long terme. Vos ouvertures de postes doivent donc être en lien avec votre stratégie d’entreprise.

La déclinaison de vos objectifs stratégiques vous permettra également de déterminer le rôle et les missions de votre futur collaborateur, puisque celles-ci devront permettre d’atteindre vos objectifs globaux.

A cette étape, vous pouvez réfléchir à quels seront les objectifs individuels de ce nouveau collaborateur. Cet exercice pourra vous aider lors de la définition du profil de poste.

Quelles seront les personnes impliquées dans ce recrutement ?

Réfléchissez aux personnes qui vont devoir participer au processus : le futur manager bien sûr, mais pourquoi pas un futur interlocuteur en transverse, ou des membres de l’équipe ? Multiplier les points de vue permet de maximiser les chances de succès du recrutement.

Par ailleurs, il faut aussi anticiper les interlocuteurs qui vont participer à la formation et à l’onboarding du futur collaborateur.

Quel est votre budget ?

Vous devez dès le départ réfléchir à la fourchette salariale dont vous disposez pour le poste, ainsi que la composition de la rémunération. Cette étape est délicate, car vous devez tenir compte de votre budget, des réalités du marché, mais vous devez également veiller à préserver l’équité salariale en interne.

Si vous proposez une part variable, vous devez déjà définir le mode de calcul, et les modalités d’attribution : indicateurs retenus (quantitatifs, qualitatifs ou les deux), périodicité de versement (mensuel, trimestriel, annuel), montant … En effet, les candidats seront rassurés si les modalités de calcul de la rémunération variable sont clairement définis dès le départ.

Vous devez également prévoir le budget nécessaire au processus de recrutement : coût des job-board, des CVthèques, des éventuels cabinets de recrutement mobilisés …

Définir le profil de poste

Le profil de poste est une phase incontournable pour réussir un recrutement. Comment trouver la bonne personne, si vous ne savez pas ce que vous chercher ?

Pour le rédiger de la manière la plus pertinente possible, vous devez vous basez sur le travail évoqué au dessus.

Vous devez déjà avoir une vision claire des objectifs que ce recrutement doit vous aider à atteindre, vous chercherez ici à définir quel type de profil pourra atteindre ces objectifs :

  • à travers quelles missions principales ?
  • à l’aide de quelles compétences ?

Enjeux et ressources utiles

Le profil de poste est le portrait idéal du candidat qu’on souhaite recruter. Il est très utile dans le processus de recrutement, car il permettra de rédiger l’annonce, et de déterminer la base d’évaluation des candidats.

Il doit donner une vision claire de ce que le futur salarié va devoir faire dans l’entreprise, de ce qu’on va attendre de lui, mais aussi des compétences qu’il devra détenir.

Pour vous aider à créer votre profil de poste, vous pouvez vous appuyer sur :

Les rubriques du profil de poste

Les informations liées au poste :

Le titre du poste est un élément important. Pour le choisir, vous devez réfléchir aux dénominations qui existent déjà dans votre organisation, mais aussi à la manière dont ce poste est nommé à l’extérieur. Cet élément vous sera utile pour rédiger votre annonce en intégrant les bons mots clés, mais aussi dans le cadre d’une stratégie de sourcing.

Avant de chercher à décrire les missions, vous devez définir les responsabilités du futur salarié : c’est la raison d’être du poste dans l’entreprise. On peut la rédiger en commençant par les mots « Garantir » ou « Contribuer à » en fonction du niveau de responsabilité du poste.

Par exemple, pour un poste de Gestionnaire de paie, on pourrait écrire :

  • Garantir la fiabilité des bulletins de paie qui lui sont confiés
  • Contribuer à la satisfaction du personnel

Une fois que les responsabilités ont été définies, vous pouvez passer à la rédaction des missions. Le plus simple est de se baser sur cette construction : un verbe d’action + un objet ou un livrable + un contexte

  • Recueillir les variables de paie mensuel pour l’élaboration des bulletins
  • Élaborer les bulletins de paie en conformité avec les dispositions légales et conventionnelles
  • Se tenir informé des évolutions légales et conventionnelles qui impactent la réalisation de la paie

Pour préciser les missions, vous pouvez les découper en tâches. Cette précision peut être utile pour mieux expliquer les missions aux candidats et leur permettre de se projeter, puis par la suite pour fixer des objectifs au futur salarié

  • Valider les congés payés dans le SIRH en fin de mois
  • Saisir les arrêts maladie au fil du mois
  • Recueillir le montant des primes variables auprès des managers

Les informations organisationnelles

Le rattachement hiérarchique : dans quel département / service sera affecté le salarié, et qui sera son manager hiérarchique ? Avec quels autres services sera t-il amené à travailler ?

  • Rattaché à la Direction des Ressources Humaines, Service Paie

Le poste prévoit-il de manager une équipe ? Combien de collaborateurs ?

  • Encadrement d’un alternant en DUT GEA

Les déplacements : Le poste prévoit il des déplacements ? A quel fréquence ? De quelle durée ?

  • Pas de déplacement prévus sur le poste

La possibilité de faire du télétravail. Combien de jours par semaine ?

  • 2 jours de télétravail autorisé

Quelles ressources internes ou externes seront mises à la disposition du futur collaborateur pour réaliser ses missions ?

  • Support juridique et social d’un cabinet comptable

Les compétences attendues sur le poste

Une fois que les missions ont été définies, vous devez réfléchir aux compétences qui seront nécessaires à la réalisation de ces missions.

On a l’habitude de dire qu’une compétence est la combinaison d’un savoir, d’un savoir-faire et d’un savoir être.

Savoir : les connaissances nécessaires à la tenue du poste.

On peut les décrire en utilisant « Le candidat connaît »

  • Le candidat connaît la législation liée à la paie
  • Le candidat connaît les règles relatives au paiement des charges mensuelles

Savoir-faire : il est lié à l’expérience pratique dans le domaine d’activité, à la capacité à mettre en œuvre ses connaissances et son expérience pour réaliser une missions.

On peut le décrire en utilisant « Le candidat sait + verbe d’action + des éventuels éléments quantifiables »

  • Le candidat sait utiliser le logiciel de paie XXX
  • Le candidat sait produire 200 bulletins de paie par mois

Savoir être : c’est l’attitude, les qualités comportementales, qui vont permettre de prévoir la façon dont le candidat va agir dans son environnement professionnel.

Pour le décrire, on peut utiliser « Le candidat est + adjectif »

  • Le candidat est méticuleux
  • Le candidat est capable de gérer des périodes de forte activité en période de paie
  • Le candidat est organisé

Les autres critères utiles à la définition du profil

Parfois, lors de la définition du besoin, on souhaite fixer un critère de diplôme minimum détenu par le candidat. Interrogez vous toujours sur la nécessité réelle d’avoir tel ou tel diplôme pour remplir correctement les missions définies.

Si pour profil junior, le niveau de diplôme peut-être un bon indicateur, au bout de quelques années de pratique les différences entre un profil Bac +3 et un profil Bac +5 s’estompent…

Il peut-être plus utile de réfléchir à un niveau d’expérience minimum, en précisant un secteur d’activité si c’est nécessaire.

  • 3 ans d’expérience en gestion paie et administration du personnel

Vous devez également réfléchir aux nécessité de maîtriser des langues étrangères (et le niveau attendu) ainsi que des outils particuliers.

  • Connaissance Sage Paie

Les aspects contractuels

Une fois que le profil est défini, vous pouvez anticiper les éléments contractuels qui seront proposés au futur salarié : le statut (employé, agent de maîtrise, cadre …), la classification dans la convention collective dont vous dépendez, ainsi que les modalités de temps de travail (35h, forfait jour …).

Ces éléments ont un impact sur la rémunération du collaborateur, vous devez donc lui préciser le plus rapidement possible pour qu’il choisisse de vous rejoindre en toute connaissance de cause.

Pour conclure

Bien définir le contexte et les enjeux de votre recrutement est un travail indispensable pour réussir vos recrutements. Cette étape vous permet de challenger votre besoin, et de vous assurer que recruter un nouveau collaborateur sera un facteur déterminant pour l’atteinte de vos objectifs.

Définir précisément vos attentes sur le poste vous permet d’avoir une vision claire de ce que vous devez rechercher chez les candidats.

Après avoir complété ces deux étapes, vous pouvez rédiger l’offre d’emploi qui vous permettra d’attirer les bons profils !

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